Fișa postului și organigrama - tratare teoretică și exemple

1. Organigramă

Structura organizatorică a unei întreprinderi reprezintă un ansamblu de funcţii şi de relaţii care asigura dirijarea sistemului către obiectivele propuse.

Reprezentarea schematica a structurii organizatorice a unei întreprinderi poartă numele de organigrama.

Din perspectiva manageriala, structura organizatorică a unei întreprinderi presupune atingerea următoarelor scopuri:

- stabileşte compartimentele şi sarcinile posturilor individuale, precum şi responsabilii de realizare a sarcinilor;

- clarifica ierarhia organizaţională, adică cine este superiorul şi cine este subordonatul;

- stabileşte canalele de comunicare (comunicarea se desfăşoară între compartimente şi posturile definite);

- permite managerilor să aloce resurse către obiectivele definite prin plan.

Structura organizatorică a unei întreprinderi prezintă trei caracteristici principale:

• specializarea indica gradul de divizare şi omogenitate a muncii în compartimentele firmei.

• coordonarea se referă la modul de asigurare a cooperării între compartimente şi indivizi.Se bazează pe viziunea piramidala a structurii care a fost enunţata încă de la începutul secolului, de Henry Fayol prin câteva principii simple ce îşi păstrează valabilitatea şi în zilele noastre. Coordonarea se bazează, de asemenea, pe mecanisme de circulaţie a informaţiei, care contribuie la eficacitatea supleţei legăturilor ierarhice şi orizontale.

• formalizarea marchează gradul de precizie în definirea funcţiilor şi legăturilor.

O structură organizatorică trebuie proiectată pentru a clarifica locul şi rolul oamenilor într-o organizaţie. Fiecare trebuie să ştie: Cine este? Ce să facă? Cine este responsabil şi pentru ce rezultate?

Organigramele se clasifica în funcţie de mai multe criterii:

A) după sfera de cuprindere, în:

• organigrame generale sau de ansamblu (în care se reprezintă grafic structura organizatorică a întregii unităţi economico-sociale);

• organigrame parţiale (care reflectă detaliat un compartiment sau o grupă de compartimente ale structurii organizatorice respective);

B) după modul de ordonare a componentelor structurii organizatorice, în:

• organigrame piramidale (ordonate de sus în jos);

• organigrame ordonate de la stânga la dreapta;

• organigrame circulare;

• organigrame în "lambda";

• organigrame în "steag", etc.

Organigramele se elaborează după următoarele reguli:

A) mărimile dreptunghiurilor şi grosimile contururilor acestora se corelează cu obiectul, sarcinile, autoritatea şi responsabilitatea implicate, cu alte cuvinte patrulaterele pentru servicii trebuie să fie mai mari şi cu contururile mai groasee decât cele pentru birouri etc.;

B) situarea în organigramă a dreptunghiurilor şi liniilor trebuie să reflecte raportul de subordonare ierarhică, toate posturile şi compartimentele care alcătuiesc un nivel ierarhic înscriindu-se pe aceeaşi orizontală;

C) în deptunghiul corespunzător fiecărui compartiment este necesar să se indice numărul total al componenţilor, din care: persoane de conducere şi personal de execuţie;

D) organigramele complexe, îndeosebi cele care exprima mai multe tipuri de relaţii organizatorice, trebuie să cuprindă legende cu semnificaţia simbolurilor utilizate;

E) într-unul din colţurile din dreapta ale organigramei, într-o casetă, se înscriu principalele informaţii de ansamblu asupra structurii organizatorice.

Organigramă evidenţiază clar numărul nivelurilor ierarhice, al liniilor ierarhice, felul fiecărui compartiment, numărul cadrelor de conducere şi al executanţilor.

Tipuri de organigrame după modul de reprezentare grafică:

• organigrame piramidale sunt organigrame în care scara ierarhică apare verticală, nivelurile ierarhice fiind ordonate de sus în jos. (Fig.2.)

• organigrame ordonate de la stânga la dreapta se caracterizează prin ordonarea nivelurilor ierarhice de la stânga la dreapta, marcând sensul delegării de autoritate. Deşi nu sunt utilizate frecvent, acest tip are avantajul că respectă sensul normal de scriere, sunt mai simple şi mai compacte. (Fig.3.)

• organigrame rabatate reprezinta o combinaţie intreorganigrama piramidala şi cele orodonate de la stânga la dreapta şi se obţin prin rabatarea unor linii.

• organigrame circulare la aceste organigrame scara ierarhică este radicală, iar elementele structurale se reprezintă pe diferite cercuri concentrice care constituie nivelurile ierarhice. Cadrele de conducere de vârf sunt în cercul din mijloc. (Fig.4.)