COORDONAREA UNEI SEDINTE DE BRAINSTORMING
Multe sesiuni de brainstorming nu sunt atat de eficiente pe cat ar putea sa fie, deoarece sunt planificate sau conduse incorect.
Brainstormingul reprezinta o metoda de extragere a ideilor fara a le judeca sau filtra. Este des folosita in stagiile de inceput a atelierelor de lucru despre viitor si in multe alte contexte. Implica incurajarea sugestiilor frenetice si lipsite de constrangeri si listarea ideilor pe masura ce ies la suprafata.
Daca asemenea sedinte devin prea rigide sau consuma prea mult timp, gandeste-te mai bine, renunta la structurile predefinite si recreeaza sedinta de brainstorming in avantajul tau.
Etapele ce trebuie urmate sunt:
1) Fixeaza-ti un obiectiv clar, strict orientat asupra problemei
- Noteaza o propozitie care sa ilustreze ceea ce vrei sa indeplinesti. Fii specific. Daca acest obiectiv este prea ambiguu, prea general, oamenii nu vor sti de unde sa inceapa.
- Imprima acest enunt cu caractere cat mai mari posibil, apoi ataseaza-l de perete sau de sevalet, astfel incat sa poata fi vazut de oricine in timpul sedintei.
- Cateva exemple:
"Ce evenimente poate atrage popularitatea unui segment de public in favoarea primarului sectorului 1?"
"Descoperiti trei metode prin care sa creasca increderea in serviciile oferite de primaria sectorului 1"
"Care sunt cele mai simple metode prin care sa facem cunoscut faptul ca www.primariasector1.ro este un portal care ofera informatii utile cetatenilor?"
2) Selecteaza participantii pentru echipa
- Un lider de echipa. Este acea persoana care enunta obiectivul, organizeaza totul si conduce sedinta - Seful de personal de la Directia Resurse Umane
- Doua sau trei persoane familiare cu proiectul - apartinand de Directia relatii publice si informare, Directia Sisteme informatice.
- Persoane din compartimentul de resurse umane, din cel contabil si din cel de planificare
- Doua sau trei persoane care nu cunosc nimic despre proiect - Directia juridic, contencios si legislatie, Directia de investitii si achizitii publice (aceasta este o metoda buna pentru a aduce idei noi. Alege oameni inteligenti. Cu imaginatie. Persoane care fac parte din piata tinta)
- Nu depasi cifra de zece oameni.
- Daca doresc sa se implice mai multi oameni, atunci organizeaza mai multe sedinte. Nu invita persoane din conducerea organizatiei; acestea ar putea sa inhibe sau sa domine conversatia.
- Trimite un memo sau o invitatie tuturor participantilor, specificand momentul si data. Incurajeaza tinutele neoficiale. Include si obiectivul sedintei, o scurta prezentare si orice informatie aditionala pe care o consideri folositoare.
Memorandum
To: Directia Resurse Umane, Directia Relatii publice si informationale, Directia Sisteme informatice
From: Cristi Marian, sef de personal Directia resurse Umane
Date: 27,04,2007
Subject:
Invitatie
Va invit vineri,29.04.2007 ora 12.00, in curtea interioara a incintei primariei pentru a discuta problemele la nivel de PR ale primariei sectorului 1, privind atragerea publicului tinta pe un anumit domeniu, prin organizarea unor evenimente la nivel local, si alte modalitati de promovare a obiectivelor primariei.
Tinuta este recomandabil neoficiala
Va multumesc anticipat, va rugam respectati ora convenita.
3) Pregateste-te pentru sedinta
- Alege un spatiu care favorizeaza libera exprimare, probabil un loc departe de birou, cu siguranta unul ferit de intreruperi si de zgomot. - curtea interioara a primariei
- Rezerva-ti o perioada de timp rezonabila, de la 2 ore pana la intreaga zi.
Pregateste-ti instrumentele. Vei avea nevoie de
- markere,
- coli de hartie de dimensiuni mari,
Pentru a descărca acest document,
trebuie să te autentifici in contul tău.
