Comunicarea

Introducere

Multe dintre problemele care apar la nivelul unei organizaţii sau comunităţi se datorează unei deficienţe de comunicare. Asemenea situaţii duc invariabil la probleme şi confuzii şi pot determina eşecul unui plan care altfel este foarte bun. Comunicarea este schimbul de informaţii şi idei între două sau mai multe persoane şi înseamnă, pe scurt, transmiterea de către emiţător a unui mesaj către un receptor. Comunicarea are loc doar atunci când receptorul înţelege pe deplin informaţia sau ideea pe care emiţătorul a avut intenţia să o transmită.

Comunicarea, în grupuri funcţionale, are patru valenţe majore: deschidere, participare

deplină, încredere şi onestitate în exprimarea sentimentelor.

- Comunicare deschisă:

Deschiderea înseamnă împărtăşirea:

- informaţiilor de care este nevoie pentru a se putea îndeplini sarcinile de lucru;

- sentimentelor care apar ca urmare a interacţiunilor între membrii grupului respectiv.

De multe ori comunicarea deschisă este confundată cu confesiunile când de fapt este vorba de informaţii care permit membrilor unui grup să îşi îndeplinească în condiţii optime sarcinile şi dezvoltarea unui spirit de echipă, unor atitudini şi comportamente specifice lucrului în echipă.

- Încredere:

Comunicarea deschisă înseamnă uneori asumarea unor riscuri. Încrederea este o caracteristică importantă a comunicării interpersonale în condiţiile în care membrii grupului doresc să fie deschişi unul faţă de celălalt. Dacă aceştia manifestă încredere între ei şi nu există temerea că pot fi ridiculizaţi atunci comunicarea devine cu adevărat deschisă.

- Participarea deplină:

Grupurile funcţionale apreciază contribuţiile, opiniile şi ideile tuturor membrilor. Fiecare individ este perceput ca fiind o resursă importantă pentru atingerea scopurilor şi realizarea sarcinilor. Deoarece unele persoane sunt prin natura lor mai retrase sau timide ceilalţi trebuie să îşi asume responsabilitatea de a-i include în discuţii.

- Exprimarea sentimentelor:

Persoanele care lucrează împreună vor avea sentimente unele faţă de altele, pozitive sau negative. Sentimentele de supărare, frustrare sau jenă sunt mult mai dificil de exprimat decât cele de bucurie sau satisfacţie. Informaţiile legate de felul cum se simt membrii grupului sunt extrem de importante pentru o dinamică săsnătoasă de grup.

- Ascultarea activă

A auzi şi a asculta nu sunt acelaşi lucru. A auzi este simţul de a percepe sunete. Este un lucru involuntar şi se referă strict la receptarea unor stimuli auditivi. Ascultarea este o activitate voluntară care implică, pe lângă receptarea stimulilor, înţelegerea şi interpretarea acestora. Pe scurt, ascultarea înseamnă decodarea sunetelor şi atribuirea de înţelesuri. Un ascultător bun va avea întodeauna o anumită responsabilitate în ecuaţia comunicării, el va trebui să fie în primul rând atent şi apoi va trebui să încerce să înţeleagă ce i se spune. Succesul comunicării este condiţionat de felul în care receptorul utilizează abilităţile sale de comunicare pentru a înţelege mesajul transmis. Ascultarea se poate spune că este de două feluri: pasivă, respectiv activă.

Ascultarea pasivă este ceva mai mult decât a auzi şi apare atunci când receptorul nu este motivat îndeajuns pentru a asculta ce i se spune. Oamenii, atunci când vorbesc, emit între 100 şi 175 de cuvinte într-un interval de un minut, dar mintea noastră poate de fapt percepe până la 800 de cuvinte pe minut!!! Aşa că nu este de mirare că uneori mintea noastră începe să fie preocupată şi de altceva decât ceea ce ni se spune.

Ascultarea activă este ascultarea cu un scop. Acesta poate să fie obţinerea de informaţii sau de indicii, înţelegerea altora, rezolvarea unor probleme, exprimarea unui interes comun, demonstrarea sprijinului etc. Ascultarea activă necesită o atenţie sporită la cuvintele şi sentimentele exprimate de emiţător pentru a le putea înţelege. Ascultarea activă înseamnă un efort mai mare decât cel necesar vorbirii deoarece implică ascultarea diferitelor componente ale mesajului, înţelegerea lui şi oferirea unui răspuns (feedback).

Mai jos sunt oferite câteva din trăsăturile care definesc un ascultător activ:

- Petrece mai mult timp ascultând decât vorbind.

- Nu are tendinţa de a termina frazele în locul celor care vorbesc.

- Nu răspunde la întrebări cu alte întrebări.

- Este conştient de subiectivismul propriu, dar încearcă să îl controleze.

- Nu este absorbit de alte gânduri atunci cînd cineva îi vorbeşte.

- Permite tuturor să vorbească şi nu încearcă să domine conversaţia.

- Plănuieşte un răspuns numai după ce interlocutorul a terminat de vorbit... niciodată înainte.

- Oferă feedback (răspuns) însă fără a întrerupe.

- Analizează ţinând cont de toţi factorii relevanţi şi punând întrebări adecvate. Verifică corectitudinea analizei / rezumatului făcut prin solicitarea opiniei interlocutorului