Pregătirea negocierilor

Complexitatea realitatilor contemporane in care se desfasoara negocierile in afacerile economice internationale are un impact deosebit asupra comportamentului negociatorilor si a performantei in tratative. Astfel, avand in vedere mobilitatea considerabila a economiei de piata contemporane, diversificarea politicilor economice nationale si internationale, precum si a tehnicilor manageriale specifice acestor afaceri, concurenta accentuata care caracterizeaza piata mondiala, cat si diferentele mari care exista intre natiuni si deci intre negociatori, in domeniul cultural, religios si al traditiilor, nu este de mirare ca pregatirea minutioasa a negocierilor conditioneaza intr-o mare masura performanta afacerilor economice. Situandu-se la polul opus al indeplinirii acestei cerinte, putem sa afirmam ca un negociator mai putin pregatit demonstreaza, mai devreme sau mai tarziu ca nu stie in mod practic despre ce vorbeste.

Organizarea in bune conditii a negocierii presupune stabilirea cu claritate a scopului negocierii, a obiectivelor si a finalitatii acestora. De la inceput trebuie sa se precizeze ce se doreste, ce se face, cu cine se face, cum se face, prin ce mijloace.

Inainte de a fi facuta propunerea de incepere a negocierilor, e necesara o intensa activitate de documentare, de culegere de informatii, de analiza, de elaborare de documente, proiecte si propuneri concrete pentru a se asigura sau a se obtine rezultatele scontate.

In aceasta perioada au loc o serie de sondaje si de tatonari la niveluri diferite cu persoanele si grupurile interesate, se fac informari si comunicari colaterale, se primesc sau se cauta semnale referitoare la obiectul negocierii. Este evident ca in aceasta faza, informatiile au mai ales un caracter informal, colateral.

Daca e vorba de relatiile economice internationale, o buna pregatire a procesului de negociere consta, in principal, in urmatoarele actiuni: a) cunoasterea pietei exterioare, a climatului general de afaceri si identificarea partenerilor potentiali. Acest lucru presupune o buna cunoastere a legislatiei si a uzantelor comerciale, a celor financir-valutare, incidentele acestora, a capacitatii pietei, a posibilitatilor de transport etc. De asemenea se vor culege date privind starea economico-financiara a partenerului, reputatia acestuia, precum si religia, traditiile populare. b) fixarea celui mai potrivit moment de apartie pe piata si in acest scop, folosirea adecvata a conjuncturii economice internationale, determinata de raportul cerere-oferta, de sezonalitatea productiei si a consumului, de obiceiurile de consum,precum si de religie si de obiceiurile populare. c) definirea obiectivelor proprii in cadrul negocierii si raporatarea acestora la obiectivele partenerului, anticiparea pe cat posibil a acestora. In acest sens, se recomanda simularea negocierii, mai ales in cadrul operatiunilor cu un grad ridicat de complexitate. d) stabilirea legaturilor de afaceri prin corespondenta, prin agenti intermediari sau prin contacte directe. Un rol important il are acum cererea de oferta a carei principala functie este aceea de a initia tratativele cu partenerii in vederea incheierii unor tranzactii comerciale.

In ceea ce priveste negocierile sindicat-patronat, pregatirea acestora trebuie sa aiba in vedere obtinerea de informatii referitoare la revendicarile salariatilor si respectiv, la posibilitatile reale ale patronatului precum si la rezervele existente.

Desi are un rol primordial in reusita negocierilor, nu exista insa practic posibilitatea de a impinge pregatirea acestora pana acolo incat sa se poata anticipa, in detaliu, intentiile partenerului.

Asigurarea unor conditii corespunzatoare de desfasurare a negocierilor, trebuie sa fie in atentia celor ce se ocupa de prgatirea si mai ales, de desfasurarea negocierilor. In acest sens, locul unde se vor desfasura negocierile prezinta o mare importanta. Acesta poate fi atat sediul uneia din parti, cat si un teren neutru (ex: targuri, expozitii) caz in care cei doi parteneri au de facut fata unor probleme similare. De asemenea, cand se vorbeste despre locul de desfasurare a negocierii, trebuie sa se aiba in vedere atat sala in care se vor desfasura tratativele (suficient de incapatoare, bine luminata, incalzita corespunzator), cat si alte elemente: mobila (trebuie sa asigure confort), sonorizarea, linistea ce trebuie asigurata, unele servicii ce trebuie prestate (o sala pentru pauze, pentru discutii particulare sau pentru o eventuala retragere a membrilor echipei de negociere, pentru punerea de acord a parerilor acestora; un bufet pentru gustari etc.).

In timpul negocierilor va fi interzis accesul unor persoane straine in sala, cu exceptia colectivului de redactare a acordului care trebuie sa stenografieze punctele asupra carora s-a cazut de acord si sa redacteze forma finala a acordului.

Toate aceste conditii sunt luate in considerare pentru definitivarea strategiei de negociere, a comportamentului vis-a-vis de viitorii parteneri de negociere, a stilului si a duratei comunicatiilor in negocieri etc. In zilele noastre, lansarea in negocieri internationale dupa principiul "vazand si facand", fara o pregatire bazata pe o informare complexa, poate sa duca la rezultate favorabile numai in mod cu totul intamplator, dar de regula pe termen mediu si termen lung, asemenea practici, bazate pe improvizatii si fler se soldeaza cu esecuri.

Informatia e in sine o putere pentru cel ce o detine, ea constituind uneori principala sursa de putere ierarhica. In unele intreprinderi se observa o dorinta puternica a superiorilor de a ascunde subordonatilor cunostintele indispensabile stapanirii procesului de negociere, cu unicul scop de a-si mentine proeminenta. Evident ca printre factorii care contribuie la plasarea negociatorului intr-o pozitie favorabila in intreprindere, informatia constituie baza. De asemenea ea este foarte importanta si in cazul analizei si fundamentarii strategiei si ca atare, trebuie sa fie corecta, sa fie posibila perceperea realitatii asa cum este ea si sa fie cat mai completa. Pornind de aici, ea trebuie sa conduca la decizii corespunzatoare si sa permita anticiparea "miscarilor partenerului", precum si alte raspunsuri la aceste "miscari".

Totusi, in negocierile marunte din viata cotidiana si uneori si in cele in care miza este importanta, se neglijeaza semnificativ informatiile prealabile fie din comoditate, fie din dezinteres, dar si pentru faptul ca negocierile sunt considerate acte izolate si nerepetitive. Astfel suntem pusi in situatia de a negocia, fara sa fim prea bine pregatiti. Certitudinile facile si fara nici un fundament asupra carora ne bazam, se naruie in fata discursului care ne e prezentat, fara sa avem nici cea mai mica sansa sa discernem adevarul de minciuna sau de realul imaginar.

Negocierea nu este un proces caruia sa-i putem atribui un inceput si un sfarsit perfect determinabile in timp, dar ceea ce e cert este ca negocierea nu se limiteaza la intalnirea fata-n fata. De aceea este necesar ca inaintea acestei faze sa se inceapa culegerea de informatii. Acest lucru e facil de argumentat atat prin faptul ca "prezentarea incepe cu mult timp inainte", cat si prin motivatie ca in afara etapei fata-n fata, oamenii sunt in general deschisi si pregatiti sa dezvaluie o multime de lucruri, in timp ce odata angajati in discutiile propriu-zise, ei sunt mai atenti, mai vigilenti, temandu-se ca tot ceea ce vor comunica ar putea fi folosit impotriva lor.

Practica negocierilor a demonstrat ca nu putem sa ne imaginam cu naivitate ca partenerul, "adversarul" ne va furniza toate datele de care dispune. Cumparatorii industriali nu se tem de nimic mai mult decat de o vizita inopinata a furnizorului in atelierul lor. Cateva cuvinte aparent neinsemnate, schimbate cu maistrul sau magazionerul si iata-l informat asupra starii stocurilor, deci asupra necesitatii unei noi comenzi precum si asupra calitatii produsului apreciata prin prisma utilizatorului acestuia. Daca ultimul marturiseste: "N-am putea sa renuntam la el, deoarece nu are un echivalent", vanzatorul, aflandu-se eliberat de orice presiune referitoare la diminuarea pretului, va trebui doar sa incerce sa diminueze reducerea pe care a fost nevoit sa o faca unui client privilegiat. Comunicarea presupune un schimb, trebuie sa oferi informatii pentru a primi in schimb: sa dai minimul posibil, pentru a nu te implica prea mult, dar sa iei totusi suficient. Este un exemplu de echilibru in care uneori exista putine deosebiri intre o propunere si o informatie, iar atunci cand evoca obiective sau dorinte, o informatie se poate transforma intr-o propunere pe neasteptate.