Organizarea și desfășurarea negocierilor

Organizarea si desfasurarea negocierilor

In economia de piata unde cererea si oferta definesc rolul factorilor participanti la procesul de schimb, asigurarea materiala si vanzarea produselor se realizeaza,de regula,numai prin intelegeri bi- si multilaterale intre furnizori si beneficiari.Prin aceste intelegeri se contureaza toate elementele care inlesnesc vanzarea-cumpararea de materiale si produse,executarea de lucrari sau prestarea de servicii.

Pentru a se ajunge la un consens pe aceasta linie, se parcurg mai multe etape:

1. Studierea pietei de bunuri si produse; actiunea este realizata,pe de o parte, de catre producatori, furnizori, in scopul informarii potentialilor cumparatori asupra produselor destinate vanzarii, iar pe de alta parte, de catre consumatori, in vederea identificarii potentialilor furnizori ai resurselor materiale necesare.In aceasta etapa se eleboreaza ,se pun la dispozitie sau, dupa caz, se transmit, pentru instiintarea potentialilor clienti, oferte de produse si servicii, pliante, prospecte, cataloage comerciale s.a., recurgandu-se la publicitate prin toate caile si mijloacele specifice marketingului.

2. Alegerea de catre viitori clienti,- dupa analiza resurselor oferite spre vanzare de catre furnizori, a preturilor,a celorlalte conditii de livrare- a materialelor, produselor si echipamentelor tehnice care sunt cele mai potrivite destinatiilor de folosire si mai avantajoase economic.

3. Alegerea furnizorului in baza conditiilor precizate in oferte sau rezultate din alte investigatii.

4. Testarea credibilitatii furnizorilor, dupa caz si pozitie, a clientilor.

5. Negocierea conditiilor viitoare de vanzare-cumparare, etapa complexa care implica o strategie bine definita si elaborata de catre fiecare factor de pe pozitia de furnizor sau cumparator.

6. Derularea efectiva a activitatilor de livrare(vanzare), aprovizionare(achizitioanare) a resurselor, in concordanta cu elementele stabilite prin negocierea finalizata(elemente care sunt stipulate,dupa caz, in contractele incheiate, in comenzile emise si acceptate, in caietele de sarcini, in alte documentatii elaborate si acceptate de parti).

7. Analiza, pe parcursul derularilor, la anumite intervale, a livrarilor de materiale si produse in raport cu elementele prestabilite, evaluarea diferitelor stari de fapt si adoptarea masurilor care se impun, dupa caz:impulsionarea partenerului pentru respectarea obligatiilor asumate, adaptarea contractelor, a clauzelor(actualizari ale preturilor, modernizari ale produsului,etc.), rezolvarea litigiilor, rezilierea contractelor si renuntarea la cantitatile nelivrate la termen. Asemenea actiuni vor avea in vedere “regulile” care trebuie respectate in contextul Codului Comercial, ale tuturor documentelor legale care reglementeza raporturile dintre furnizori si cumparatorii produselor lor, pe plan intern si international.

Privite ca modalitati de inlesnire a negocierilor dintre participantii la relatiile de schimb, si ulterior de indeplinire a acordurilor incheiate, relatiile comerciantilor cu producatorii se concretizeaza in forme specifice fiecarei etape de derulare a scimbului.De asemenea, continutul acestor relatii difera in functie de natura produselor si formelor de comert in care ele se desfasoara.

In ceea ce priveste amploarea relatiior dintre parteneri in cadrul diferitelor genuri de comert, exista deosebiri in negocierea actelor de vanzare-cumparare de echipament industrial fata de bunurile de larg consum, de exemplu.Primele raspund nevoilor stricte de productie ale anumitor beneficiari. Ca urmare, sub aspectul informarii,relatiile dintre parteneri se simplifica, ei identificandu-se mai usor. Se amplifica in schimb aspectele privind realizarea comenzilor, care constau in serii mici sau chiar unicate.

Produsele de larg consum, dimpotriva, se adreseaza unui numar foarte mare de consumatori, cu preferinte foarte variate; ele trebuie cunoscute, stimulate sau formate pentru expansiunea pietei, iar productia este, in general, de masa. Fiecare producator stabileste relatii cu un numar foarte mare de beneficiari, informatiile vehiculate in ambele sensuri fiind mult mai bogate.

Urmatoarea negociere va fi intotdeauna mai profitabila decat cea anterioara. O viitoare negociere va fi in mare parte influentata de rezultatul celei anterioare. Intre cele doua negocieri, pozitiile cumparatorului si vanzatorului se pot inversa; este frecvent cazul in domeniul achizitiei de materii prime sau de utilaje tehnologice cu prelucrare avansata. Iata de ce nu trebuie abuzat de avantajul pozitional avut la un moment dat.

Natura si calitatea relatiilor promovate de furnizor in conlucrarea cu clientii se pot caracteriza prin:

- conditiile si ambianta asigurate in derularea actiunilor de negociere;

- preocuparea pentru asigurarea unor relatii amiabile, de buna conlucrare cu partenerii;

- manifestarea dorintei de simplificare a negocierilor fara a creea probleme cand, de fapt, nu exista conditii in acest sens;

- corectitudinea in indeplinirea obligatiilor asumate;

- seriozitatea in abordarea problemelor care se dezvolta in relatiile cu clientii;

- respectarea pozitiei prezentate de clienti in susutinerea intereselor proprii;

- dorinta de a conlucra eficient cu partenerii, pentru depasirea unor momente dificile care apar in relatiile cu acesti factori;

- respectarea nivelului de prezentare anuntat de clienti pentru dialog;

- evitarea impunerii unor conditii restrictive care se manifesta in pozitia de monopol sau monopson;

- preocuparea pentru promovarea unor relatii personale amiabile,de respect.

Negocierea reprezinta, in esenta,totalitatea actiunilor si documentelor elaborate si prezentate intr-un dialog dintre cei doi parteneri,desfasurat prin reprezentantii oficiali ai acestora, care conduce la finalizarea unei tranzactii, a unei afaceri.