Comunicarea verbală și nonverbala în negociere

Comunicarea verbală

Întrucât fără comunicare nu există negociere, aceasta constituind prin ea însăşi un proces de comunicare în ambele sensuri, un sistem informaţional adecvat este o condiţie esenţială în reuşita negocierilor, atât în pregătirea acestora, cât mai ales în desfăşurarea lor.

În orice negociere există două canale de informaţii:

- unul direct, care constă în informaţii schimbate la masa tratativelor

- unul indirect, prin care se obţin informaţii neoficiale, pe căi laterale.

Indiferent de canalul utilizat, comunicarea verbală are un rol primordial, atât din punctul de vedere al segmentului de negociere pe care îl ocupă (etapa de selecţie, tratativele propriu-zise, perioada de redactare a clauzelor contractuale, cea de derulare, activitatea post-negociere), cât şi din punctul de vedere al conţinutului, elementele esenţiale ce fac obiectul negocierilor stabilindu-se prin dialog direct.

Prin comunicarea verbală sunt realizate o serie de activităţi:

- obţinerea şi transmiterea de informaţii;

- elaborarea unor propuneri;

- exprimarea unor opinii, convergente sau divergente;

- stabilirea acordului şi încheierea afacerilor sau a dezacordului, cu efectele sale de blocare a negocierilor sau de amânare a acestora.

Pentru a se susţine o comunicare deschisă, furnizând o perspectivă mai profundă asupra a ceea ce urmează să se discute la masa tratativelor, sunt recomandate câteva canale de comunicare indirectă:

- discuţii particulare (sau secrete);

- zvonuri despre scăderi sau creşteri de preţuri;

- rapoarte şi analize publicate;

- informaţii publicate prin mijloace mass-media;

- scurgeri de informaţii;

- intermediari printr-o a treia tabără;

- note şi documente pierdute sau lăsate intenţionat la îndemâna adversarului.

O altă calitate a comunicării verbale se referă la posibilitatea de a clarifica aspecte pe parcursul tratativelor. Rolul clarificării constă în principal în testarea gradului de înţelegere a fenomenului şi a concluziilor comune. Această caracteristică a comunicării verbale ocupă un loc deosebit în discuţiile particulare, ce dau ambelor părţi o imagine reală asupra obiectivului negocierilor şi a problemelor pe care acestea le presupun, fiind absolut obligatorii în cazul în care poziţiile oficiale s-au înrăutăţit şi impasul este iminent. Dacă este foarte greu să spui ceva conciliabil la masa tratativelor, câteva vorbe bine alese, spuse într-un alt cadru, pot indica intenţia neoficială de a face un compromis. Există însă şi pericole, în sensul că aceste discuţii pot fi folosite şi pentru a denatura adevărul, fiind mult mai uşor să strecori informaţii eronate într-un cadru neoficial decât în unul oficial, unde vigilenţa este mai ridicată.

În general, caracteristica de bază a comunicării verbale în negocieri este faptul că permite un joc logic al întrebărilor şi răspunsurilor într-o derulare spontană şi flexibilă, care nu este limitată (lucru ce nu mai este posibil dacă negocierile au loc într-o formă scrisă). Prin acest dialog faţă în faţă la masa tratativelor se pot realiza:

o descoperirea unor lucruri necunoscute şi înlocuirea presupunerilor cu certitudini;

o formularea unui dezacord prin lansarea unei noi întrebări;

o orientarea negocierii în sensul dorit, dar fără a bloca procesul negocierii;

o sporirea încrederii reciproce între parteneri şi eliminarea unor motive de suspiciune;

o identificarea opiniilor reale ale partenerului şi luarea lor în considerare;

o clarificarea anumitor aspecte, fie prin testarea gradului de înţelegere al acestora de către partener, fie prin sublinierea unor concluzii.

În negocierile verbale este necesară repetarea şi sublinierea aspectelor convenite, urmând ca acordul negociat verbal să fi confirmat în scris în cel mai scurt timp posibil.