Corespondența Comercială

Tipuri de scrisori

Cererea de oferta

Cererea de oferta este o scrisoare initiala emisa de o firma cu scopul de a procura produse sau de a obtine executarea unor lucrari sau prestari de servicii. Cererea de oferta este documentul prin care se declanseaza efectiv dialogul precontractual intre doi parteneri.

Mijloacele de informare pentru cererea de oferta sunt:

1) calea publicitara cu ajutorul cataloagelor, prospectelor, ziarelor si revistelor, Internetul;

2) calea discutiilor directe intre parteneri;

3) calea comunicarilor telefonice;

4) calea scrisorilor (cereri de oferta);

Intr-o cerere de oferta se poate solicita partenerului potential:

a) trimiterea de cataloage, mostre, modele, brosuri, prospecte sau specificatii ale marfurilor;

b) o cotatie sau o oferta completa, detalii cu privire la pret, conditii de plata si livrare;

In primul caz, cererea de oferta poate fi scurta, iar in al doilea caz este necesar sa se intocmeasca o cerere de oferta mai ampla care sa indice caracteristicile marfurilor dorite, cantitatea necesara, detalii despre livrare si ambalaj, conditii de plata etc.

Cererea de oferta poate fi:

1) Cerere de oferta circulara ? in care beneficiarul se adreseaza mai multor ofertanti, in vederea obtinerii unor conditii mai avantajoase. De exemplu, cererea de oferta adresata mai multor producatori de mobila de birou. O astfel de cerere are caracter de sondaj.

2) Cererea de oferta generala ? beneficiarul se adreseaza unui singur destinatar, dar fara obiect precis.

3) Cererea de oferta speciala ? se adreseaza unui singur destinatar, cu obiect precis.

Cererea de oferta trebuie astfel conceputa incat destinatarul sa nu aiba impresia ca afacerea a fost castigata in favoarea lui. In acest caz, el nu ar mai avea nici un motiv sa faca vreun efort personal, pentru gasirea clientilor.

Daca solicitantul doreste obtinerea unor conditii avantajoase de plata, sau acordarea unor rabaturi, cererea de oferta va contine formulari menite sa-i dea un caracter mai atragator pentru ofertant. Formularile folosite pot exprima speranta de a plasa comenzi mari sau repetate, pot sugera perspectiva unei piete noi si permanente sau a unor relatii comerciale de lunga durata.

Daca ofertantul potential, este o firma cu care nu au mai existat relatii comerciale anterioare, este indicat sa se prezinte firma (domeniul de activitate si profilul); sa se explice cum s-a ajuns la partenerul potential (o referire la o reclama sau o alta firma care l-a recomandat, sau alte surse).

In tari cu traditie in economia de piata, in marile firme, exista servicii de documentare (in privinta furnizorilor), care se ocupa exclusiv de prospectarea pietei si alegerea furnizorilor care sunt cel mai bine plasati pe piata.

In redactarea unei cereri de oferta trebuie ca scopul scrisorii sa fie enuntat cat mai precis si concis, iar fraza finala trebuie sa invite ofertantul sa actioneze cat mai rapid.