Managementul timpului

„Nu te plânge de timpul tău; dacă-l gasesti rău, întreabă-te ce ai făcut ca să-l faci mai bun?” Thomas Carlyle

Abstract

Timpul este una din cele mai prețioase resurse de care dispunem astăzi. Şi totodată una din cele mai frecvente probleme cu care ne luptăm.

Indiferent de cȃt de bine ȋncercăm să ne dozăm și să ne folosim timpul, se pare că niciodată nu reușim să rezolvăm toate task-urile.

Managementul timpului presupune organizarea ȋntr-un mod eficient a acestuia astfel ȋncȃt la sfȃrșitul unei zile să ne simțim mulțumiți de ceea ce am reușit să ȋndeplinim.

O bună organizare a timpului duce implicit și la creșterea productivității și la rezolvarea unui număr mare de probleme.

Introducere

Managementul înseamnă conducerea eficientă şi eficace a unei activităţi. Din perspectiva aceasta, managerul nu poate face afaceri profitabile pentru firma de care răspunde dacă nu ştie să gestioneze eficient resursele. Iar timpul este o resursă economică preţioasă, pretenţioasă şi ireversibilă: timpul este cea mai rară resursă fiind neînlocuibil dar în acelaşi timp “nelimitat”; este scump dar nu poate fi cumpărat, depozitat, multiplicat iar pierderea sa nu poate fi asigurată nici de cea mai mare firmă de asigurări din lume, deci nu poate fi “despăgubit”; este foarte perisabil şi inelastic. Cu toate acestea, timpul nu este proprietatea nimănui, este impersonal, al tuturor şi nu este reţinut de frontiere fizice.

„Oricare ar fi durata timpului, ştiinţa întrebuinţării lui il va face lung.” Seneca

Managerii preocupaţi de performanţă ştiu însă că timpul este măsurabil şi continuu, iar managementul timpului este o prioritate pentru succesul unei afaceri.

1. Timpul- generator al stresului

Timpul este cea mai importantă sursă de stres. S-a demonstrat că există importante legături între prezenţa „stresorilor” datoraţi timpului şi nemulţumirea pe plan profesional şi o serie de afecţiuni, cum sunt: hipertensiunea, nivelul crescut al colesterolului, îmbătrânirea prematură şi altele. În situaţia unui management defectuos al timpului, stresul se manifestă subtil, persoanele supuse la stres tinzând să-şi accentueze comportamentul uzual : cele retrase devin şi mai retrase şi necomunicative iar cei care preferă singurătatea vor evita pe cât posibil şi mai mult compania altor persoane. Iar cei care vor lucra până târziu vor lucra şi mai mult, cu un orar prelungit. Se pot adăuga dereglările de somn, izolarea faţă de ceilalţi membri ai organizaţiei, abuzul de medicamente. Toate acestea au drept consecinţă scăderea eficacităţii şi chiar adâncirea proastei gestionări a timpului.

Prezenţa temporară a „stresorilor” de timp poate fi în unele situaţii un motivator important, persoana în cauză dorind să îşi îndeplinească sarcinile, rezolvarea lor aducându-i o satisfacţie mult mai mare decât dacă factorii cauzatori de stres nu ar fi existat.

Sursa problemelor este însă una complexă. Cauzele pot fi grupate în trei categorii distincte:

1) cauzele exterioare, care sunt determinate de lipsa de organizare: timpii prea scurţi alocaţi iniţial activităţilor programate, întreruperile (inclusiv telefoanele) venite din partea membrilor din organizaţie sau din exteriorul acesteia, urgenţele neprevăzute (dacă este cazul), nepregătirea din timp a ordinii de zi a şedinţelor/reuniunilor;

2) cauzele care ţin exclusiv de persoana managerului, de felul său de a fi şi de a se comporta sau de situaţia particulară cu care se confruntă (oboseala, depresia, anxietate, probleme personale - preocupări financiare sau de familie);

3) cauzele care ţin de angajaţii proprii şi/sau partenerii de afaceri: lipsa de punctualitate a acestora sau faptul că aceştia “trag de timp, prelungind discuţiile”, faptul că intervin cu o problemă complicată şi greu de rezolvat pe moment sau din contra, prezintă informaţii nerelevante sau eronate, lipsa de competenţă şi plasarea în responsabilitatea managerului a rezolvării problemelor care cad în sarcina lor.

Cauzele, ce tin exclusiv de persaoana managerului, se manifesta cel mai des si influenteaza cel mai semnificativ eficienta muncii.