Managementul timpului

Fiecare zi are 24 de ore, dar pentru foarte multi acest timp este prea scurt. Timpul este cea mai utila resursa pe care o avem la dispozitie atata timp cat este tilizata cum trebuie.

in decursul istoriei, perceptia privind timpul a cunoscut modificari semnificative. si toate acestea pentru ca timpul a suferit o transformare enorma, deoarece s-a modificat durata de viata, s-a prelungit perioada de munca, s-au accelerat ritmurile si a aparut concurenta dintre salariati. Este tot mai evident faptul ca, intr-o organizatie, timpul a devenit o resursa ce trebuie optimizata, rationalizata si controlata.

Definirea notiunii de timp ridica numeroase probleme generate de perceptia diferita pe care o au cei din jurul nostru cu privire la acest subiect. Conform definitiei timpul este o durata limitata considerata in raport cu utilizarea care i se da. Dintotdeauna, omul s-a straduit sa gaseasca modalitati de masurare a timpului. Managementul timpului impune si el acest lucru.

Masurarea timpului nu se face insa, decat pe baza rezultatului fiecarei activitati realizate intr-un interval de timp dinainte stabilit. Altfel spus, nu gestionam timpul in sine, ci activitatile desfasurate intr-o anumita perioada.

Managementul timpului se bazeaza pe trei piloni: planificarea, organizarea si controlul timpului. Notiunea de eficacitate cere ca, pentru fiecare individ, timpul sa fie utilizat in mod rational si productiv, in conformitate cu ritmul personal si cu resursele de care dispune fiecare individ, cu scopul de a asigura indeplinirea unor activitati precise intr-un interval de timp dat. Managementul timpului presupune ca, pentru fiecare individ, sa se aloce secvente de timp, riguros calculate, pentru fiecare activitate ce trebuie desfasurata (planificarea), sa se faca toate eforturile posibile pentru a le respecta (organizarea) si sa se evalueze, in mod regulat, rezultatele obtinute(controlul).

Managementul timpului porneste de la un aspect paradoxal: desi, in mod real, dispunem astazi de mult mai mult timp decat altadata, avem sentimentul ca el nu ne ajunge. in realitate orice individ dispune de 168 ore pe saptamana pe care le repartizeaza, aproximativ, in felul urmator:

- 40 ore pentru activitati profesionale;

- 56 ore pentru somn si,

- 72 ore pentru diverse activitati personale.

Timpul trece fara oprire indiferent daca este folosit cum trebuie sau nu, tot ce se poate face este sa incercati sa-l folositi cat mai bine. Sunt 8 reguli cheie pentru un management al timpului eficient.

a. cu cat o activitate este mai fractionata, cu atat ea pare ca dureaza mai mult. Totul depinde de gradul de repetare a activitatii si de motivarea celui care o efectueaza. Astfel, este foarte probabil ca lucratorul de la linia de montaj sa aprecieze ca fiind mult mai lung timpul sau de lucru

comparativ cu un artizan care executa in paralel, un obiect;

b. cu cat o activitate este mai interesanta cu atat ea pare mai scurta si nvers Interesul sau motivarea pentru executarea unei activitati ne fac a ignoram restrictiile de timp;

c. timpul pare, totdeauna, mai lung atunci cand asteptam. inaintea unui

examen sau a unui eveniment, atunci cand asteptam un raspuns sau

stam la usa stomatologului, timpul de asteptare este imposibil si avem

sentimentul unei pierderi nejustificate.

Managementul eficient al timpului inseamna a fi capabil de a:

4 Estima in mod realist timpul necesar pentru indeplinirea unei sarcini in functie de complexitatea acesteia.

4 Stabili prioritatile in realizarea sarcinilor in functie de importanta, urgenta si/sau rezultatele estimate ale acestora.

4 Organiza propriile activitati pentru a respecta termenele limita.

4 Delega responsibilitatile persoanelor adecvate pentru a va ajuta sa atingeti mai multe termene limita simultan.

Cateva informatii de baza

Managementul eficient al timpului este esential in orice profesie. Oricine isi poate imbunatati capacitatea de organizare a timpului, castigand beneficii importante din aceasta. Felul in care cineva isi organizeaza timpul va avea intotdeauna un impact direct asupra celor cu care lucreaza (pozitiv sau negativ!), astfel ca merita sa alocati niste timp dezvoltarii anumitor instrumente si tehnici care sa va ajute sa va organizati timpul eficient si sa va atingeti obiectivele respectand termenele limita.

Exista cateva principii simple de care va puteti ajuta pentru a va folosi cat mai eficient timpul si care va faciliteaza divizarea obiectivelor pe termen lung in actiuni controlabile pe termen mediu si scurt.

1. Stabilirea obiectivelor 2. Transformarea lor in obiective SMART

3. Cunoasterea sarcinilor 4. Cunoasterea constrangerilor

5. Stabilirea prioritatilor 6. Planificarea sarcinilor

1. Stabiliti scopuri sau obiective clare; acestea pot fi pe doua niveluri:

- obiectivul principal

- obiectivele secundare care trebuie atinse pe drumul catre obiectivul principal.

2. La orice nivel, obiectivele bune sunt intotdeauna SMART. SMART inseamna:

SPECIFICE (specific) Sunt clare si precise

MASURABILE (measurable) Veti sti daca au fost obtinute sau nu

de ATINS (achievable) Pot fi realizate

REALISTE (realistic) Resursele (oameni, echipament, bani, timp) necesare pentru realizarea obiectivelor sunt disponibile

limitate de TIMP (time-limited) Sunt stabilite perioade de timp clare in care vor fi realizate

3. Cunoasteti ceea ce trebuie sa faceti. Aceasta conditie poate lua forma unei liste cu lucruri "de facut ", care contine pur si simplu sarcinile pe care trebuie sa le indepliniti.

4. Cunoasteti ce constrangeri sau restrictii exista. In general aceasta se refera la resursele disponibile (cine va poate ajuta, ce echipamente puteti folosi, cat de mult puteti cheltui sau cat timp aveti la dispozitie). Totusi poate fi vorba si despre anumite proceduri (eventual din motive de sanatate sau siguranta) sau puteti fi constransi de capacitatea sau competenta voastra de a folosi anumite echipamente.