Managementul prin Proiecte

,,Proiect" a devenit unul dintre cele mai utilizate cuvinte ale vocabularului de afaceri în general şi ale vocabularului actual al limbii române. Acest lucru se întâmplă deoarece ne confruntăm cu o explozie reală de proiecte la nivelul economiei mondiale. Tendinţa există - poate chiar mai pregnant - şi la nivelul Uniunii Europene. Proiectele de orice tip, mari sau mici, de anvergură sau la scară mai redusă, reprezintă modalitatea prin care organizaţiile supravieţuiesc în mediul economic actual.

Proiectele au devenit atât de complicate, de diversificate şi de complexe, încât s-a creat şi o anumită teamă în jurul lor, un tip de percepţie potrivit căreia derularea unui proiect reprezintă o performanţă aproape ieşită din comun, care poate fi realizată doar de un număr restrâns de „iniţiaţi". Ca şi în cazul altor domenii , teama provine de multe ori din neştiinţă. După cum subliniază un autor de succes, „principiile managementului proiectului sunt simple, iar cea mai complexă tehnică necesită maxim 10 minute pentru a fi asimilată".

Managementul proiectului se defineşte ca un proces de planificare, organizare şi control al fazelor şi al resurselor unui proiect, cu scopul de a îndeplini un obiectiv bine definit, care are, în mod uzual, restricţii de timp, resurse şi cost.

Managementul proiectului are rolul de a dirija desfăşurarea acestuia de o asemenea manieră, încât să menţină, în orice moment, echilibrul între exigenţele (specificaţiile), de regulă contradictorii, legate de performanţele proiectului, de costurile şi de termenul de realizare. Asigurarea succesului proiectului înseamnă realizarea unui produs/ a unui serviciu performant, în condiţii de eficienţă (costuri reduse), care să fie oferit clientului în cât mai scurt timp (termen scurt de răspuns).

Apropierea de unul dintre poli conduce la îndepărtarea obligatorie de ceilalţi, la resurse egale.

Managementul proiectului cuprinde ansamblul de metode şi de tehnici care permit managerului să îndeplinescă misiunea realizării unui proiect echilibrat, cu satisfacerea simultană a celor trei condiţii: costuri, termen de realizare,performanțe.

Dificultăţile întâlnite la realizarea proiectelor sunt frecvente. Aceste dificultăţi antrenează, cel mai adesea, nerespectarea obiectivelor fundamentale ale proiectului, din punct de vedere tehnic, al costurilor, al termenelor, deci a calităţii.

Aceste dificultăţi sunt cu atât mai frecvente şi mai importante, cu cât proiectul este mai mare, cu cât iese mai mult din domeniul obişnuit de activitate al responsabililor de proiect şi cu cât numărul participanţilor la proiect este mai mare.

Foarte frecvent se constată că apar următoarele dificultăţi:

- produsul nu corespunde perfect nevoii utilizatorilor;

- costurile şi termenele cresc incontrolabil pe durata de viaţă a proiectului şi intră în domeniul aleatoriului;

- apar conflicte în cursul realizării proiectului între specificaţiile tehnice, generate de gestiunea proastă a nivelului de calitate propus;

- neînţelegerea termenilor contractelor semnate de parteneri;

- între membrii echipei de proiect, pentru că nu a fost realizată coeziunea echipei înainte de începerea proiectului.

Mai mult, aceste dificultăţi sunt asociate:

- unui mare număr de reuniuni introductive;

- unor acţiuni dezordonate şi contradictorii;

- confuziei legate de misiunea şi de responsabilităţile fiecărui partener;

- absenţei motivaţiei şi a responsabilităţii participanţilor.

Managementul proiectului se face de obicei în cadrul unei structuri de management, cu un comitet de conducere a proiectului.

Funcţiile comitetului de conducere a proiectului sunt următoarele:

A. PREVIZIUNEA:

- definirea obiectivelor proiectului;

- alegerea politicii de urmat în cadrul proiectului;

- decizii privind activităţile viitoare în cadrul proiectului.

B. ORGANIZAREA:

- alegerea partenerilor consorţiului;

- alegerea personalului care activează în cadrul proiectului;

- organizarea structurii consorţiului - legătura de interconexiune.

C. COMANDA:

- decizii privind activităţile din cadrul proiectului.

D. COORDONAREA:

- stabilirea şi delegarea sarcinilor;

- coordonarea activităţilor;

- să se informeze şi să informeze.

E. CONTROLUL:

- monitorizarea internă a proiectului;

- controlul continuu al activităţilor;

- legătura cu structurile organizatorice externe de evaluare şi monitorizare a proiectului;

- autoevaluarea activităţilor;

- acţiuni de remediere şi decizii ca urmare a controlului, a evaluării şi a monitorizării.

De asemenea, acest proces este întotdeauna asociat cu anumite caracteristici specifice:

- orientat spre obiective – fără de care organizaţia nu va avea nici un rezultat;

- orientat spre schimbare – deoarece creează ceva ce este necesar şi dorit, dar pe care încă organizaţia nu îl are;

- multidisciplinar – necesită un întreg orizont de abilităţi pentru obţinerea succesului, care se regăsesc în persoane şi grupuri (departamente) diferite ale organizaţiei;

- orientat spre performanţă – urmăreşte realizarea calităţii şi standardelor stabilite ale rezultatelor;

- orientat spre control – presupune existenţa unui anumit control formal în vederea menţinerii în termenii planificaţi;

- pune la îndoială tradiţia – evită efectuarea unei lucrări sau alteia în modul tradiţional, atitudine impusă de caracterul de unicitate al fiecărui proiect.

Managementul prin proiecte reprezintă o abordare structurală, bazată pe planificare, organizare, coordonare, antrenare, motivare, control, evaluarea performanţei, luarea deciziilor, având ca efecte: un model sistematic planificat, decizii luate consistent cu situaţia şi metoda, model integrat.

Ca modalitate de perfecţionare a activităţii unei unităţi, care permite, în condiţii optime rezolvarea unor probleme complexe cu cheltuieli minime şi la timpul potrivit, managementul prin proiecte poate fi definit în mai multe modalităţi, astfel:

- formă de organizare a managementului, limitată în timp, pentru soluţionarea problemelor complicate, dar clar precizate;

- metodă, menită să soluţioneze sarcini complexe, în scurt timp şi în interesul general al unităţii;

- sistem de management, bazat pe constituirea pe o perioadă delimitată a unei componente organizatorice distinctă (colectivul de proiect) care să soluţioneze probleme complexe, precis definite, cu caracter inovaţional.

- sistem de management aplicabil pe o perioadă limitată, de regulă câţiva ani, în vederea rezolvării unor probleme complexe, de mari dimensiuni şi definite precis, care presupune desfăşurarea unui ansamblu de activităţi de natură foarte diferită şi necesită implicit, participarea unei game largi de specialişti din diferite subdiviziuni organizatorice ale unei organizaţii, integraţi temporar într-o structură autonomă a proiectului respectiv;

- supravegherea realizării unui proiect, de către un manager de proiecte care trebuie să planifice, organizeze, conducă şi controleze paşii necesari pentru atingerea rezultatelor dorite.