Considerații privind funcția de planificare în companiile private sau în instituțiile publice

1.Funcţia de planificare

1.1 Scopul şi necesitatea planificării

Pentru ca organizaţia economicã sã obţinã rezultate prin care sã supravieţuiascã, în ansamblul ei dar şi fiecare componentã, fiecare angajat trebuie sã ştie ce are de fãcut, iar rãspunsul se obţine prin planificare.

Scopul funcţiei de planificare este stabilirea obiectivelor, ţintelor cãtre care va fi orientatã activitatea în viitor, precum şi a modalitãţilor - acţiunile, resursele necesare şi alocarea lor, implementarea - de a le realiza. Prin Funcţia de planificare se stabileşte cel mai adecvat curs al acţiunilor viitoare pentru ca organizaţia sã obţinã rezultatele dorite.

Planificarea este o activitate prin excelenţã managerialã. Toţi managerii, într-un fel sau altul, planificã. Totuşi, modul de abordare a planificãrii, maniera de a ajunge la planuri, complexitatea şi conţinutul planurilor diferã de la un nivel managerial la altul şi chiar de la o organizaţie la alta. Ceea ce rãmâne la fel este aspectul referitor la eficienţa activitãţilor manageriale; oriunde, la orice nivel şi în orice organizaţie economicã, un management efectiv şi eficient implicã acţiuni de planificare formalizate.

Dacã, într-o formulare succintã, scopul planificãrii este de a previziona traiectoria pe care o urmeazã în viitor organizaţia economicã, necesitatea ei, formulatã în aceeaşi manierã, poate fi justificatã astfel: oamenii trebuie sã ştie precis şi sã înţeleagã ce au de fãcut, iar ceea ce fac trebuie sã fie de acord cu cerinţele mediului extern şi cu posibilitãţile organizaţiei.

Pentru a argumenta mai dezvoltat necesitatea planificãrii se pot considera urmãtorii factori:

-Complexitatea organizaţiilor economice

-Schimbãrile din mediul extern

-Durata transformãrii deciziilor în rezultate

1.2 Elementele şi procesul

În esenţã, prin plan se stabileşte cursul acţiunilor organizaţiei economice în viitor, atât la nivelul întregului ansamblu, dar şi pânã la cel al componentelor sale structurale. Aria extrem de mare de înţelesuri cuprinsã în exprimarea ,,cursurilor acţiunilor viitoare ale organizaţiei economice" face ca în dezvoltarea planificãrii sã se utilizeze concepte specifice: misiune, obiective, strategii, politici, proceduri, reguli, programe.

Misiune: Orice grupare socialã organizatã are o misiune, un scop general pentru care existã şi funcţioneazã. Misiunea unei organizaţii economice este producerea şi punerea în circulaţie în mod profitabil a unor anumite tipuri de produse sau servicii.

Obiectivele: Obiectivele sunt ţinte, scopuri, ţeluri, niveluri ale rezultatelor stabilite pentru activitãţile organizaţiei economice. Ele reprezintã nu numai finalitatea planificatã a activitãţilor organizaţiei, dar şi scopul cãtre care se focalizeazã celelalte funcţii manageriale - organizarea, conducerea şi controlul.

Strategii: Strategia reprezintã un program general de acţiune, de dimensionare şi alocare a resurselor necesare obţinerii obiectivelor. Strategia contureazã modalitatea în care managementul organizaţiei planificã sã realizeze obiectivele.

Politici: Politica este o formalitate a atitudinii manageriale în raport cu obiectivele. O politicã este un ghid larg, general, care direcţioneazã atingerea scopului. Politicile nu precizeazã ce acţiuni ar trebui întreprinse; ele asigurã conturarea limitelor, graniţelor în care obiectivele trebuie realizate. Politicile sunt utile pentru a ghida implementarea strategiilor.

Proceduri: Procedura este un ghid de acţiune în care se detaliazã maniera în care trebuie realizatã o activitate; descrie etapele sau sarcinile prezentate în ordine cronologicã pentru a se realiza un anume scop.

Reguli: Regulile precizeazã acţiunile specifice ce trebuie desfãşurate într-o anumitã situaţie.

Programe: Programul este un complex de scopuri, politici, proceduri, reguli, sarcini, etape, resurse ce trebuie angajate pentru a realiza cursul stabilit al unor acţiuni.

1.3 Stabilirea obiectivelor

Obiectivele sunt formulãri ale finalitãţilor cãtre care sunt direcţionate activitãţile întregii companii.

Menţinerea echilibrului sistemului economic într-un mediu dinamic cere managementului acestuia stabilirea unor obiective diverse, a cãror realizare sã-i creeze posibilitãţi de a rãspunde schimbãrilor externe.

Natura şi amploarea obiectivelor organizaţiei economice sunt de asemenea diferite, în funcţie de nivelul ierarhiei manageriale la care sunt stabilite. Astfel, obiectivele organizaţiei formeazã o ierarhie bazatã pe lãrgimea ariei de influenţã (zona componentelor structurale ale organizaţiei care participã la realizarea obiectivului). Misiunea organizaţiei este, în acest sens, cel mai cuprinzãtor obiectiv. Obiectivele globale sunt formulãri a ceea ce trebuie sã facã organizaţia pentru a-şi realiza misiunea; ele afecteazã întreaga organizaţie pentru a-şi realiza misiunea; ele afecteazã întreaga organizaţie. Obiectivele specifice sunt derivate din cele globale şi stabilesc scopuri, niveluri ale rezultatelor pentru fiecare arie funcţionalã a organizaţiei industriale: cercetare - dezvoltare, producţie, financiarã, comercialã, resurse umane.

Deşi obiectivele se stabilesc pentru anumite perioade de timp este deosebit de important sã se aprecieze şi prioritatea realizãrii lor. Stabilirea importanţei relative a unor obiective faţã de altele este necesarã pentru rezultatele de ansamblu ale organizaţiei economice într-o perioadã de timp, dar şi pentru alocarea raţionalã a resurselor.

Obiectivele sunt elementele iniţiale ale planurilor.

Pentru a se asigura viabilitatea planului şi posibilitatea aprecierii eficienţei acţiunilor manageriale, obiectivele trebuie sã aibã anumite caracteristici.

În principal acestea sunt:

a) sã fie verificabile, ceea ce prsupune exprimarea lor în termeni cantitativi ca de exemplu: creşterea cifrei de afaceri cu 2% în urmãtorii ani; reducerea cheltuielilor materiale cu 1,5% pânã la sfârşitul anului; îmbunãtãţirea pregãtirii managerilor firmei prin participarealor la un program de perfecţionare de 60 de ore, în urmãtoarele 3 luni, finalizat cu examinarea acestora.

Exprimarea prin termeni cantitativi a obiectivelor permite nu numai verificarea în mod obiectiv a realizãrii lor, dar şi alocarea corectã a resurselor necesare.

Obiectivele nu pot fi exprimate întotdeauna în termeni cantitativi. De exemplu, un obiectiv în domeniul personalului poate fi: ridicarea nivelului de pregãtire profesionalã a muncitorilor dintr-un compartiment de producţie. În asemenea cazuri, pentru a putea verifica în mod obiectiv realizarea scopului propus este necesar sã se stabileascã criterii pe baza cãrora se face aprecierea - criterii de succes. Pentru obiectivul exemplificat criteriile de succes pot fi: reducerea numãrului de rebuturi sub 3% trimestrial, încadrarea în normele de timp pentru activitãţi în proporţie de 95%.