Comunicarea interpersonală

Coordonatele existentiale ale grupurilor de munca sunt date de modul in care comunica membrii acestora. Intelegerea notiunii de comunicare a facut sa curga multa cerneala, fara ca sensurile comunicarii sa fi fost epuizate. Complexitatea fenomenului este data in primul rind de omniprezenta comunicarii in toate domeniile de activitate umana. Procesele sociale implica procese de comunicare, de transmitere a unor mesaje cu un anumit scop. Definirea procesului de comunicare nu poate fi redusa doar la aspectul transmisiei si receptiei de mesaje, deoarece procedind astfel, vom omite o serie de cauze, consecinte si semnificatii.

Provenienta cuvintului (latinescul communicare) sau termenul utilizat in traditia noastra cuminecare ofera pe linga semnificatia de contact si legatura, pe aceea de punere in comun, de a impartasi, de a uni. Deci comunicarea devine un proces tranzactional (de schimb si schimbare) in care mesajul transmis si receptionat apartine atit celui care l-a transmis , cit si celui care la receptat. In plus, intervine schimbul de idei, fapte, sentimente si emotii, chiar daca partenerii de comunicare nu constientizeaza acest lucru. Comunicarea umana in grupuri se efectueaza in elemente complexe care trec usor de la limbajul verbal la cel non-verbal, de la simboluri la gesturi. Prin intermediul acestor mijloace se pun in miscare nu simple schimburi de idei, ci semnificatii, iar recunoasterea lor constituie un prim pas spre impartasire.

Cele precizate ne determina sa acceptam, pentru comunicarea in cadrul grupurilor, definitia data de Gregory Bateson si Jurgen Ruesch care precizeaza: ".comunicarea nu se refera numai la transmiterea mesajelor verbale, implicite si intentionale, ci include ansamblul proceselor prin care subiectii se influenteaza reciproc."

O privire aprofundata asupra acestui proces, evidentiaza citeva elemente de care depinde comunicarea de grup: emiterea mesajului de transmis (calitatile emitentului), mesajul (exprimat cu claritate, concizie si elaborat intr-un limbaj operational), obiectivul comunicarii, mediul in care se produce comunicarea, transmiterea mesajului (suportul utilizat) si receptia (calitatile receptorului). Toate aceste variabile sunt afectate de perturbatii care pot bloca sau distorsiona comunicarea. Emitentul si receptorul pot fi confruntati cu diferite obstacole (psihologice sau organizationale), mediul de transmitere a mesajului poate fi neprielnic, canalul de comunicare ales nu este cel potrivit. Asadar, subiectii se vor ingriji sa elimine aceste surse de zgomot pentru ca procesul de comunicare sa fie un element integrator al vietii de grup, sa devina un mecanism eficient de coordonare si control al activitatilor si sa creeze un climat de satisfacere a nevoilor grupale (informarea la locul de munca, raporturi interpersonale, satisfacerea nevoilor de apartenenta, etc.)

Spre deosebire de alte tipuri de comunicare (intrapersonala, interpersonala, publica si de masa) comunicarea de grup se refera la schimbul de mesaje intre subiecti angajati intr-un proiect comun (echipa de munca). Avind in vedere aceasta specificitate, obiectivele comunicarii de grup vor fi (M. Voicu si C. Rusu, 1998):

. Informarea corecta si la timp a membrilor grupului;

. Formarea de opinii in legatura cu diferite evenimente, discutarea acestora si transmiterea catre cei interesati;

. Vehicularea directa, imediata si nealterata a ideilor, propunerilor si nemultumirilor intre membrii grupului;

. Luarea deciziilor si transmiterea acestora;

. Evaluarea performantelor obtinute.

Pentru realizarea obiectivelor, pot fi utilizate trei mari categorii de comunicare: verbala, scrisa si comportamentala (non-verbala). In activitatea manageriala nici una nu este suficienta in sine, ci se completeaza reciproc. Prioritatea utilizarii uneia dintre formele de comunicare va fi data de operativitatea si exactitatea impusa de situatia difuzarii mesajelor.

Comunicarea verbala este cea mai des utilizata in grupurile de munca si imbraca forma comunicarii fata in fata sau la telefon. Prin comunicarea orala este eliminat caracterul formal sau birocratic al comunicarii scrise, stabileste relatii directe, personalizate, creeaza sentimentul participarii si consultarii in munca, informarea poate fi mai nuantata si persuasiva, permite flexibilitatea exprimarii si ofera posibilitatea unui feed-back rapid. De asemenea, se apreciaza ca prezinta costuri cu circa 50% mai reduse fata de comunicarea scrisa. Dintre dezavantajele comunicarii scrise amintim: necesitatea prezentei simultane a emitatorului si receptorului, nu intotdeauna informatia orala constituie o proba juridica, iar alterarile sunt frecvente mai ales atunci cind se comunica ascendent si descendent, iar grupul de munca este caracterizat de numeroase nivele ierarhice. Perturbatiile care apar in comunicarea orala sunt datorate unor factori diversi: incapacitatea emitentului de a comunica integral informatiile dorite si de a le transmite intr-o forma organizata, incapacitatea receptorului de a intelege corect mesajul, mediul dominat de surse de zgomot. Cerintele unei comunicari verbale eficiente sunt: adaptarea la capacitatea de intelegere a interlocutorului, operativitatea si sistematizarea transmiterii informatiilor.

Comunicarea scrisa este utilizata frecvent pentru transmiterea unor note interne de functionare si organizare a grupului, decizii, rapoarte de lucru, planuri, memorii. Comunicarea scrisa este adecvata atunci cind informatii identice sunt transmise unui numar mai mare de persoane sau cind unele situatii impun inregistrarea informatiilor comunicate. Forma scrisa a comunicarii permite o alegere atenta a cuvintelor, ofera mai mult timp pentru gindire si argumentare, asigura claritate si concizie, poate fi o dovada imbatabila si scuteste la participare un numar ridicat de persoane. Din pacate exista o multime de grupuri de munca in care domina "mitul hirtiei", ceea ce face ca aceasta forma de comunicare sa fie extrem de scumpa. Numeroase studii arata ca circa 75% din documentele care circula intr-o organizatie sunt adresate unei singure persoane si doar 10-15% vizeaza doua persoane. In plus, comunicarea scrisa este depersonalizata, rece si are un caracter puternic formalizat.

Comunicarea comportamentala (non-verbala) se bazeaza pe schimbul de priviri, mimica, gesturi, postura corpului, limbajul spatiului, limbajul timpului. A. Mehrabian si M. Weiner sunt printre primii care au studiat limbajul non-verbal si au constatat ca in comunicarea verbala doar o proportie 7% reprezinta cuvinte, un restul de 38% paralimbaj (intonatia si inflexiunile vocii), iar 55% alte elemente de limbaj non-verbal (in