Sursele de informație pentru controlul financiar și metodologie de exercitare a acestuia

1. Notiuni generale

Controlul financiar se defineşte ca o acţiune de determinare a stǎrii unei activitǎţi economice prin compararea reprezentǎrii acesteia în documente financiar-contabile cu prevederile legale prin care a fost definitǎ. Controlul urmǎreşte verificarea şi analiza unor procese, operaţiuni realizate într-un domeniu pentru a întâmpina sau elimina anumite neajunsuri survenite.

Pentru obţinerea unor rezultate mulţumitoare în urma controlului e necesar ca sursele de informaţii privind activitatea controlatǎ sǎ fie reale, corecte, de calitate şi legale. Astfel, se folosesc informaţii din documentele primare, înregistrǎri contabile, registre, bilanţuri, diverse declaraţii, etc.

2. Surse de informatie pentru controlul financiar

Aceste surse pot fi grupate în :

a) Sistemul de documente primare – acte justificative în care se consemneazǎ operaţiuni economico-financiare, evenimente determinate de necesitǎţi organizatorice şi administrative, de regulǎ în momentul şi locul înfǎptuirii, pentru a servi ca dovada scrisǎ a îndeplinirii lor. Acestea sunt documente în care se consemneazǎ pentru prima datǎ efectuarea unei singure operaţii economice sau financiare , de exemplu bon de vânzare, facturǎ, chitanţǎ, contract de vânzare-cumpǎrare, etc. Documentele primare trebuie sǎ reflecte cu fidelitate situaţia patrimonialǎ şi sǎ îndeplineascǎ anumite cerinţe în ceea ce priveşte structura, circulaţia şi pǎstrarea lor.

Astfel, ele trebuie întocmite la momentul oportun, de regulă, când se efectuează operaţia, şi să conţină date veridice. Nu trebuie sǎ conţinǎ ştersǎturi sau tǎieturi, trebuie sǎ fie scris clar.

Pentru ca documentele primare să fie valide , ele trebuie să conţină următoarele elemente:

- denumirea documentului(formularului);

- numele, prenumele persoanei care întocmeşte documentul;

- data întocmirii;

- conţinutul operaţiei economice;

- indicii în expresie cantitativă şi valorică;

- funcţiile persoanelor responsabile de efectuarea operaţiunii economice şi de perfectarea ei corectă;

- semnăturile personale şi descifrarea lor.

În caz de necesitate, în documentul primar pot fi prezentate elemente suplimentare:

- numărul documentului;

- temeiul pentru efectuarea operaţiei economice fixate în document;

- alte elemente suplimentare, determinate de caracterul operaţiunilor economice documentate.

În documentele pentru achiziţionarea valorilor materiale trebuie să fie inclusă recipisa responsabilului de primirea acestor valori, iar în documentele privind executarea lucrărilor, confirmarea recepţionării de către persoanele respective.

Persoanele care au întocmit şi semnat aceste documente, sunt responsabile de veridicitatea datelor ce se conţin în documente, precum şi de perfectarea corectă şi oportună a documentelor primare.

De asemenea, un accent deosebit se pune pe organizarea circulaţiei lor, respectiv pe parcursul urmat de acestea de la intrarea în unitate pânǎ la predarea în arhivǎ.

În organizarea circulaţiei documentelor primare trebuie respectate anumite condiţii precum:

- circuitul documentelor sǎ fie cât mai scurt, dupǎ intrarea în întreprindere trebuie înregistrate la registratura unitǎţii şi repartizate pentru rezolvare;

- rezolvarea documentelor e necesar a fi realizatǎ complet şi la termen.

În întreprinderile mai mici, documentele sunt mai întâi îndrumate cǎtre directorul unitǎţii care dǎ apoi dispoziţii de executare, însǎ la marile companii, documentele sunt trimise direct la departamentul rǎspunzǎtor de rezolvarea lor, pentru a reduce astfel circuitul documentelor şi pentru a permite executarea lucrǎrilor la timp.