Controlul financiar preventiv - componentă a controlului intern

Controlul financiar preventiv este, de regula, un control al conformitatii, putand formula avize cu caracter consultativ referitoare la performanta operatiu¬nilor verificate.

Traditiile si cultura contabila din Romania au impus organizarea - in cadrul sistemului de control intern - a unei forme distincte a acestuia, cunoscuta sub denumirea de ,,Control Financiar Preventiv".

1. Particularitatile controlului financiar preventiv

Controlul financiar preventiv este un control specializat care are menirea de a preintampina angajarea sau efectuarea operatiunilor care nu indeplinesc condi¬tiile de conformitate si de performanta cerute. Dupa cum se stie, controlul confor¬mitatii urmareste legalitatea, regularitatea, incadrarea in limitele valorice apobate si realitatea operatiunilor, iar controlul performantei urmareste economicitatea, eficacitatea si eficienta acestor operatiuni si tranzactii.

Controlul financiar preventiv are sarcina sa previna angajarea sau efectuarea tranzactiilor si operatiunilor care nu indeplinesc conditiile stabilite de conducerea entitatii sau conditiile de regularitate sau sinceritate prevazute in reglementari contabile sau de alta natura.

Principalele particularitati ale controlului financiar preventiv sunt:

Controlul financiar preventiv are un caracter predominant patrimonial, inclu-zand in obiectul sau, de regula, verificarea operatiunilor care dau nastere sau sting raporturi de drepturi si obligatii patrimoniale ale entitatii in cauza fata de alte persoane fizice sau juridice.

Operatiunile privind miscarea interna a valorilor materiale si banesti din cadrul unitatilor patrimoniale se efecueaza, in principiu, pe propria raspundere a sefilor de compartimente in care au loc operatiunile respective sau se intocmesc respectivele documente;

Controlul financiar preventiv are un caracter prealabil, in sensul ca precede angajarea, aprobarea sau efectuarea operatiunilor care fac obiectul acestei forme de control si in sensul ca preintampina operatiunile sau tranzactiile care nu indeplinesc cerintele de conformitate si de performanta, prezentate mai sus. De aici rezulta si avantajele pe care le prezinta controlul financiar preventiv, deoarece este mai avantajos sa se previna aceste operatiuni si tranzactii, decat sa se suporte sau sa se lichideze consecintele lor negative;

Controlul financiar preventiv este, in principiu, o forma, a controlului intern al unitatilor patrimoniale. In institutiile in care se exercita functia de ordonator principal de credite ale bugetului de stat, bugetului asigurarilor sociale de stat sau ale bugetului oricarui fond special, Ministerul Finantelor Publice exercita un ,,control financiar preventiv delegat" prin intermediul controlorilor delegati;

Controlul financiar preventiv este un control depermanenta: se exericta zi de

zi, asupra tututror documentelor referitoare la operatiunile care intra in obiectul acestei forme de control, neadmitandu-se verificarile prin sondaj; este un control continuu si, ca urmare, nu se exercita pe baza unor planuri de control;

Controlul financial preventiv este un control documentar, operatiunile, tranzac-tiile si proiectele de operatiuni supuse acestei forme de control sunt verificate pe baza documentelor primare si nu pe baza documentelor centralizatoare sau de sinteza contabila. Persoanele care exercita aceasta forma de control au dreptul si obligatia ca, atunci cand nevoile o cer si cand este posibil, sa apeleze si la controale faptice, urmarind realitatea unei lucrari executate, unei productii fabricate etc. inainte de acordarea vizei de control financiar preventiv. Dar, aceasta forma de control exercitandu-se inainte de angajarea si efectuarea operatiunilor, de regula, nu poate verifica realitatea acestora.

2. Obiectul controlului financiar preventiv

Controlul financiar preventiv, la institutiile publice, la regiile autonome, la societatile comerciale la care statul sau o autoritate a administratiei publice locale detine mai mult de 70% din numarul voturilor in Adunarea Generala si la societatile comerciale care beneficiaza de drepturi exclusive sau speciale atribuite de catre o institutle publica, se organizeaza si exercita in concordanta cu O.G. nr.l19/1999. Este recomandabil ca si celelalte entitati sa-si organizeze controlul financiar preventiv in functie de prevederile acestui act normativ.

La institutiile publice, fac obiectul controlului financiar preventiv proiectele de operatiuni (documentele prin care se urmareste efectuarea unor operatiuni dupa aprobarea de o autoritate competenta, potrivit legii) referitoare la:

angajamentele legale si bugetare;

♦ angajamentele legale sunt toate actele cu efect juridic din care reiese ca ar putea rezulta o obligatie pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public;

♦ angajamentele bugetare sunt actele prin care o autoritate competenta, potrivit legii afecteaza fondurile publice unei anumite destinatii;

deschiderea si repartizarea de credite bugetare;

modificarea repartizarii pe trimestre si pe subdiviziuni ale clasificatiei bugetare a creditelor aprobate, inclusiv prin virarea de credite;

efectuarea de plati din fondurile publice;

efectuarea de incasari in numerar;

vanzarea, gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau ale unitatilor administrativ-teritoriale;

concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul public al statului;

alte tipuri de operatiuni stabilite prin ordin al Ministruiui Finantelor Publice sau de conducatorii institutiilor publice.

Celelalte entitati, altele decat institutiile publice, cu ocazia stabilirii obiectului (sferei de cuprindere) a controlului financiar preventiv pot sa adapteze aceste obiective la specificul lor, astfel:

incheierea de contracte sau emiterea de comenzi pentru aprovizionari, desfaceri, executari de lucrari si prestari de servicii;

incasari in lei si in valuta, reprezentand contravaloarea produselor livrate, serviciilor prestate, lucrarilor executate si a altor drepturi, dela terte persoane fizice si juridice, cu exceptia unor incasari de la populatie (in comert, alimentatie publica, servicii etc.);

plati in lei si in valuta privind aprovizionari, prestari de servicii, executari de lucrari, drepturile personalului, dividendele cuvenite actionarilor sau asocia-tilor, obligatiile fata de bugetul national public si fondurile speciale etc.

gajarea, concesionarea sau inchirierea de active patrirnoniaie;

trecerea pe seama cheltuielilor a diferitelor categorii de pierderi sau daune neimputabile;

modificarea capitalului social;

repartizarea rezultatului exercitiului;

alte tranzactii sau operatiuni stabilite de conducerea entitatii, in functie de specificul activitatii si competenta personalului contabil.

3. Organizarea controlului financiar preventiv

Raspunderea pentru organizarea si urmarirea modului de exercitare al controlului financiar preventiv, la nivelul la care isi exercita autoritatea si la nivelul subunitatilor sau a altor verigi organizatorice subordonate, revine conducatorilor de unitati patrimoniale.

La nivelul subunitatilor dispersate teritorial se poate organiza aceasta forma de control daca:

subunitatea respectiva are compartiment financiar-contabil propriu. Daca subunitatea nu este incadrata cu personal financiar-contabil propriu, aceasta forma de control se exercita la nivelul entitatii de care apartine;

subunitatea respectiva are relatii patrimoniale nemijlocite (in nume pro¬priu) cu tertii.

Controlul financiar preventiv este un atribut al contabilului sef (directorului economic). Controlul financiar preventiv delegat se exercita prin controlorii delegati ai Ministerului Finantelor Publice la nivelul ordonatorilor principali de credite bugetare.

Pentru asigurarea exercitarii acestei forme de control cu fermitate si exigenta, pentru asigurarea independenta persoanelor care exercita controlul financiar preventiv, normele legale (O.G. nr.119/1999, art.l3(6) ) prevad ca, incadrarea contabilului sef din institutiile publice se face cu respectarea criteriilor si conditiilor unitare aprobate de Ministrul Finantelor Publice. Destituirea, suspendarea sau schimbarea din functie a contabilului sef se face numai cu aprobarea ordonatorului de credite de la nivelul institutiei publice ierarhic superioare sau a ordonatoru-lui principal de credite, dupa caz. Prin statutul unor societati comerciale pe actiuni s-a stabilit ca numirea si inlocuirea contabilului sef (directorului economic) se poate face numai cu aprobarea Consiliului de Administratie, la propunerea directorului general al societatii respective.

In functie de volumul si complexitatea operatiunilor ce se supun controlului financiar preventiv si in functie de amplasarea teritoriala a compartimentelor in care au loc operatiunile sau se intocmesc documentele respective, la propunerea contabilului sef (directorului economic) si cu aprobarea conducatorului entitatii in cauza, autoritatea de exercitare a acestei forme de control poate fi atribuita si altor persoane din cadrul compartimentului financiar-contabil, precizandu-se limitele imputernicirilor acordate.

De regula, controlul financiar preventiv se poate exercita de contabilul sef, inocuitorii contabilului sef si imputernicitii acestuia.

Inlocuitorul contabilului sef exercita, de regula, aceasta forma de control numai daca contabilul sef lipseste din entitate o perioada de timp (concedii, deplasari sau alte situatii in care durata lipsei din entitate este suficient de mare).