Managerul nu poate face afaceri profitabile pentru firma de care raspunde daca nu stie sa gestioneze eficient resursele. Timpul este o resursa economica pretioasa, pretentioasa si ireversibila: timpul este cea mai rara resursa fiind neinlocuibil dar in acelasi timp "nelimitat"; este scump dar nu poate fi cumparat, depozitat, multiplicat iar pierderea sa nu poate fi asigurata nici de cea mai mare firma de asigurari din lume, deci nu poate fi "despagubit"; este foarte perisabil si inelastic. Cu toate acestea, timpul nu este proprietatea nimanui, este impersonal, al tuturor si nu este retinut de frontiere fizice. Managerii preocupati de performanta stiu insa ca timpul este masurabil si continuu iar managementul timpului este o o prioritate pentru succesul unei afaceri. Cauze ale managementului ineficient al timpului Cu toate acestea, multi dintre factorii de decizie se ghideaza inca dupa idei preconcepute, care pe cat par de rezonabile, pe atat sunt de false: "Sunt tot timpul ocupat, asta inseamna ca sunt extrem de eficient"; "Cu cat dedic mai mult timp unei anumite sarcini, cu atat imi va iesi mai bine" sau "O sa-mi fac timp de restul mai tarziu". Sursa problemelor este insa una complexa. Cauzele pot fi grupate in trei categorii distincte: 1) cauzele exterioare, care sunt determinate de lipsa de organizare: timpii prea scurti alocati initial activitatilor programate, intreruperile (inclusiv telefoanele) venite din partea membrilor din organizatie sau din exteriorul acesteia, urgentele neprevazute (daca este cazul), nepregatirea din timp a ordinii de zi a sedintelor/reuniunilor; 2) cauzele care tin exclusiv de persoana managerului, de felul sau de a fi si de a se comporta sau de situatia particulara cu care se confrunta (oboseala, depresia, anxietate, probleme personale - preocupari financiare sau de familie); 3) cauzele care tin de angajatii proprii si/sau partenerii de afaceri: lipsa de punctualitate a acestora sau faptul ca acestia "trag de timp, prelungind discutiile", faptul ca intervin cu o problema complicata si greu de rezolvat pe moment sau din contra, prezinta informatii nerelevante sau eronate, lipsa de competenta si plasarea in responsabilitatea managerului a rezolvarii problemelor care cad in sarcina lor. Toate acestea sunt rezultatul interventiei asa-numitilor"hoti" ai timpului: telefoanele care suna fara incetare, vizita unor "musafiri nepoftiti" care retin de la lucru, sedinte prea lungi si prost organizate, prioritati care nu au fost stabilite cu claritate sau sunt inexistente pentru manager, lipsa delegarii de autoritate si responsabilitate, amanarea sarcinilor grele sau neplacute, navigarea pe Internet sau vizionarea unor emisiuni la televizor, lipsa structurii, a organizarii, probleme tehnice care nu-si gasesc rezolvarea, imposibilitatea sau neputinta manageruluide a refuza etc. Cele mai frecvente erori in utilizarea timpului [Ceausu, 1999, 116] sunt: 1. Sa muncesti mai mult sau mai repede (in cadrul unei activitati ce se desfasoara intr-un interval de timp determinat); 2. Sa reduci timpul dedicat anumitor activitati, considerand ca aceste activitati sunt mai putin importante decat altele; 3. Sa realizezi diferite sarcini in acelasi timp, considerand ca astfel utilizezi timpul in mod optim; 4. Daca esti tot timpul ocupat, ai senzatia ca in acest mod vei obtine cele mai bune rezultate; Managementul timpului sau tehnici si instrumente pentru a economisi timpul 171 5. Daca ai o responsabilitate mai mare crezi ca trebuie sa muncesti mai mult pentru a da exemplu; 6. Sa acorzi mai mult timp luarii unor decizii si astfel deciziile vor fi mai bine fundamentate. Managerii care se plang ca nu au suficient timp reprezinta mai degraba un caz de esec al organizarii sau al muncii proprii. Cei mai importanti membri ai personalului care trebuie organizati sunt ei insisi. Pentru multi manageri care par intotdeauna a fi ocupati, un birou ticsit si o agitatie continua reprezinta semne vizibile ale ineficacitatii lor. Problema este ca astfel de manageri s-ar putea sa fie prea ocupati sa faca pentru a mai medita la ceea ce ei si personalul subordonat ar trebui sa faca sau cum ar trebui sa faca [Mullins, 1996, 480]. Specialistii de la agentia de training si consultanta "Consilium" au identificat o serie de stiluri comportamentale, carora le sunt specifice anumite "capcane" ale managementului timpului [Tudor, 1999, 40-42]. - Managerul supus: ii este greu sa refuze sarcini chiar daca nu sunt strict legate de atributiile sale; are standarde de calitate autoimpuse prea ridicate si depaseste termenele limita; ajuta pe toata lumea mai putin pe sine; "binele comun" este intodeauna mai presus decat problemele; ramane frecvent peste program. - Managerul versatil: asteapta ca ceilalti sa preia conducerea; cauta prea mult perspective noi, pierzand timpul cu experiente; se concentreaza pe relatii si neglijeaza sarcinile pe care nu mai are timp sa le efectueze; este mult prea flexibil, mereu in favoarea schimbarii. - Managerul autocrat se distinge prin urmatoarele caracteristici; se angajeaza in prea multe actiuni, fiind permanent sub presiunea timpului; face investitii mai mari decat resursele, alocand prea putin timp analizei; vrea sa fie cel mai competent, sa dea directie actiunilor, si nu mai are timp de detalii; vrea sa profite de toate oportunitatile si nu poate respecta termenele limita. - Managerul rigid: analizeaza optiunile in mod exagerat si intarzie sa demareze actiunile; vrea sa fie exact in ceea ce face; verifica in mai multe randuri fiecare detaliu; pierde oportunitatile din cauza inflexibilitatii, respectand cu rigoare procedurile. Peter J. Patsula [Patsula, 2004] identifica alte sapte categorii de manageri ineficienti ai timpului, care afecteaza activitatea organizatiilor.
După plată vei primi prin email un cod de download pentru a descărca gratis oricare alt referat de pe site.Vezi detalii.
