Organizarea Internă a unei Agenții de Turism

Organizarea interna a unei agenţii de turism cuprinde o serie de birouri, compartimente şi oficii. În continuare, se va prezenta o schemă care să evidenţieze structura internă a unei agenţii de turism.

Biroul secretariat cu sarcini în efectuarea de:

− lucrări de secretariat pentru directorul tehnic;

− înregistrarea corespondenţei sosite şi trierea ei pentru diversele birouri şi oficii, care necesită semnătura directorului tehnic;

− instruirea şi coordonarea muncii paznicilor, curierilor, comisionarilor.

Biroul dezvoltare cu rolul de asigurare a creşterii vânzărilor.

La conducerea acestui birou trebuie să se afle un expert în relaţii publice, care să cunoască în profunzime mediul industrial, comercial şi financiar naţional, să fie o persoană influentă şi cu relaţii în rândul oamenilor de afaceri. Personalul angajat în acest birou trebuie să ştie să inspire încredere şi simpatie, să cunoască în profunzime mediul intern, serviciile vândute de agenţie, să-şi dea seama rapid de psihologia clientului, să cunoască limbi străine.

Biroul transporturi, organizat pe două secţii cu atribuţii specifice.

Secţia contracte:

- încheie contracte cu furnizorii de servicii de transport;

- stabileşte condiţiile şi tarifele de vânzare a biletelor, ca şi comisioanele agenţiei;

- întocmeşte toate instrucţiunile cu privire la vânzarea titlurilor, la contabilizarea şi plata lor;

- tratează toate problemele de principiu cu furnizorii în ceea ce priveşte aplicarea exactă a normelor contractuale.

Secţia materială:

- se îngrijeşte de atragerea biletelor şi de distribuirea acestora către filiale şi sucursale, împreuna cu materialul de emitere (tarife, orare, manuale, breviare, etc.), când nu e stabilit altfel în contract;

- se îngrijeşte de întocmirea registrelor de stoc de bilete şi răspunde de gestionarea biletelor.

Biroul turism organizat în două compartimente (oficii):

1. Compartimentul producţie format din trei secţii

Secţia programare generală care se ocupă cu studiul programelor de voiaj (exceptând congresele), care cuprind următoarele operaţiuni:

- formarea itinerariului;

- alcătuirea devizului estimativ al costului pe baza informaţiilor şi tarifelor preluate din documentaţia agenţiei sau din acordurile speciale făcute cu filiale, furnizori sau agenţii corespondente, pentru serviciile prestateşi pentru preţurile aplicate fiecărui tip de serviciu;

- constituirea de „allotements”( alocarea unui anumit număr de camere de hotel sau de transport pentru un tour-operator sau alt organizator de călătorii pentru a le vinde la data stabilită, după care camerele vândute sunt înapoiate hotelului sau curierului fără plată) – contingente;

- efectuarea eventualelor plăţi anticipate în numerar pentru rezervarea contingentă de servicii (ca în cazul voiajului spre localităţi care nu au o capacitate receptivă suficientă şi unde hotelurile cer plăţi anticipate, deseori însemnate, pentru rezervarea camerelor sau ca în cazul rezervării de locuri pe navele de croazieră);

- modalităţile de executare şi de vânzare a voiajelor;

- programul provizoriu sub forma diverselor tipuri de publicaţii (pliante, reviste).

Secţia operativă generală se ocupă, în acord cu secţia programare, de punerea în execuţie a voiajelor de grup, programate, cu ofertă către public.

Secţia operativă congrese şi pelerinaje se ocupă de voiajele colective cu caracter profesional şi religios.

2. Compartimentul recepţie are ca sarcină organizarea serviciilor de receptivitate, de primire şi de acces. El cuprinde trei secţii:

Secţia contracte pentru servicii care:

- încheie contracte cu hoteluri şi restaurante, apoi copia contractului e transmisă Biroului Tarife, care completează fişa hotelieră ce va fi trimisă tuturor birourilor direcţionale şi punctele de vânzare şi care conţin toate toate condiţiile şi tarifele pentru servicii;

- încheie contracte cu furnizorii de diverse servicii receptive: localuri, agenţii de spectacole;

- încheie contracte cu agenţiile corespondente, adică acele agenţii de voiaj străine care operează în localităţi în care nu există birouri ale agenţiei pentru furnizarea serviciilor de receptivitate de primire, de acces şi diverse (rezervări de locuri în mijloacele de transport), iar copia contractului se trimite secţiei de tarife.

Secţia receptivă generală care:

- îndeplineşte toate operaţiunile referitoare la la formarea devizelor estimative cerute din afară pentru voiajele cu itinerarii particulare neprogramate;

- studiază serviciile agenţiei, adică determină serviciile de primire în diverse localităţi turistice de acces cu personalul specializat în însoţire.