Negocierea Orizont - Toyota

1.Organizarea si pregatirea negocierilor in vederea deplasarii la Tokio

Activitatea de pregatire si organizare a negocierilor este foarte importanta, de ea depinzand o buna parte din desfasurarea negocierii propriu-zise mai tarziu. In aceste sens, in logisica negocierii s-au cuprins aspecte tehnico – organizatorice care au avut in vedere anumite aspecte, si anume :

- studierea ramurii si a pietei, adica interpretarea conjuncturii generale, a contextului specific afacerii si identificarea partenerilor si concurentilor potentiali.

Este momentul în care se estimeaza capacitatea pietei tinta, se delimiteaza precis segmentul caruia se adreseaza produsul, sunt însusite legislatia si uzantele comerciale specifice, posibilitatile de distributie, conditiile de promovare etc. Sunt culese informatii despre situatia financiara a partenerilor, despre solvabilitatea si reputatia lor. Sunt culese informatii despre concurenta potentiala. Se încearca evaluarea celui mai bun moment sau a celei mai bune conjuncturi în care sa se lanseze oferta sau cererea de oferta.

Toate acestea pot fi importante premise ale succesului ulterior.

- stabilirea obiectivelor, care priveste atât precizarea propriilor obiective în negocieri, cât si raportarea lor la prezumtivele obiective ale partenerului.

Stabilirea obiectivelor proprii trebuie sa treaca de nivelul generalitatilor, pentru a se referi concret si precis la aspectele precum: volumul vânzarilor, nivelul de calitate, nivelul minim si maxim de pret, conditiile de livrare, conditiile de finantare si plata, riscurile acceptabile. Anticiparea obiectivelor partenerului si evaluarea pozitiei sale de negociere trebuie facute în paralel si în concordanta cu obiectivele proprii. Una dintre metodele eficace de anticipare a pozitiei partenerului este simularea negocierilor. Întregul program de negociere poate fi testat si revizuit în urma negocierilor simulate. Simularea poate conduce la pregatirea din timp a unor variante distincte de negociere. Existenta acestora ajuta la pastrarea initiativei si prezinta avantajul de a pune la dispozitie formulari studiate din timp. Se pot utiliza si liste sau fise cu argumente si, respectiv, obiectii si contraargumente posibil a fi aduse în discutie de partener.

În raport cu obiectivele propuse si cu anticiparile facute asupra partenerului, se stabileste echipa de negociatori. Principiul de baza în alcatuirea echipei este cel al interdisciplinaritatii. Se poate apela si la negociatori externi, la interpreti, la analisti de piata, la animatori etc.

- constituirea echipei de negociatori;

- locul de desfasurare a negocierilor s-a stabilit a fi la Tokio in cadrul firmei Toyota;

- semnarea mandatului de negociere

- semnarea contractului charter – party cu navlositorul;

- fixarea atributiilor fiecarui membru al echipei de negociatori;

- stabilirea modului de comunicare intre membrii echipei de negociatori;

- identificarea şi stabilirea precisă a intereselor pe care le urmăreşte partea pe care o reprezintă negociatorii, precum şi identificarea intereselor părţii adverse;

- stabilirea duratei intrevederii, aceasta se recomanda a fi intre 30 si 90 de minute, astfel incat partenerii sa nu oboseasca si sa nu mai aiba atentia canalizata asupra dezbaterii. Se poate propune o pauza de circa 15 minute in care se vor servi cafele, pentru a lasa posibilitatea echipelor sa regleze anumite aspecte cu privire la dezbaterea in curs sau se vor schimba impresii asupra unor teme ca sportul, vremea sau politica(trebuie avut grija sa nu se ajunga la diferente de opinii importante deoarece tensiunea s-ar putea transmite si la masa de negocier);

- intocmirea dosarelor de negociere.

Dosarele de negociere vor contine:

- date despre partener si situatia conjuncturala;

- dosar cu specificatia tehnica;

- dosar cu specificatia comerciala si juridica;

- dosar cu probleme financiar – bancare;

- informatii despre transport si asigurari.

Pregatirea negocierilor presupune si elaborarea proiectului de contract, ca instrument pentru elaborarea contractului cu partenerul. Acest proiect de contract trebuie insotit de anexe, grafice de punere in functiune, liste de preturi, proiecte de scrisori de garantii bancare etc.

Tot in aceasta etapa s-a elaborat planul de negociere, s-a efectuat verificarea sa si s-a procedat la simularea negocierii, utila dezbaterilor de mai tarziu,. Astfel echipa si-a fixat strategiile si tacticile care urmeaza a fi utilizate in procesul de negociere. Continutul planului de negociere s-a bazat pe informatii cu privire la calitatile membrilor echipei de negociere adverse privind pregatirea profesionala, gradul de cultura, experienta, comportamentul psihic, tranzactiile incheiate cu alti parteneri etc.

2.Tipuri de strategii, tactici si tehnici de negociere

Ca principale tipuri de strategii folosite în procesul de negociere ar putea fi stabilite 4 categorii, diferenţiate în funcţie de modul de abordare şi purtare a acţiunilor, precum şi de caracterul acestora, şi anume:- strategii directe- strategii indirecte- strategii conflictuale- strategii cooperative

Strategii directe - acest tip de strategie este optim a fi folosit în situaţiile în care suntem stăpâni pe situaţie şi siguri de rezultatele acţiunilor noastre, şi ca urmare intrăm direct în subiect şi lovim direct la ţintă. Strategiile directe sunt folosite atunci când raportul de forţe ne este net favorabil, iar puterea de negociere poate impune cu uşurinţă voinţa celui mai tare, printr-o bătălie scurtă şi decisivă.În viziunea militară clasică, scopul acestor strategii (tactici) este acela de a acumula forţele, mijloacele şi atuurile principale, pe teatrul de operaţiuni cel mai important, pentru a anihila, într-o bătălie decisivă, eventual respectând principiul loviturii unice, grosul forţelor adverse, manevrele folosite fiind cele directe.

Strategii indirecte - când raportul de forţe existent şi împrejurările nu ne sunt favorabile, alegem soluţii de uzură, locuri laterale şi folosim mai ales mijloacele psihologice, pentru a limita libertatea de acţiune şi sau mişcare a adversarului. Strategia indirectă sau laterală este optim a fi folosită atunci când adversarul este mai puternic. A o folosi înseamnă a lovi adversarul în punctele sale cele mai slabe, pe teatrele de operaţiuni secundare. În loc să se ia taurul de coarne, se încearcă îngenuchierea sa prin lovituri laterale şi surprinzătoare, în punctele vulnerabile. Adversarul trebuie scos din poziţiile sale, întărite cu armamentul greu (în cazul negocierilor, armamentul greu este substituit de argumentaţie şi de putere de convingere) pentru a-şi apăra părţile mai slabe şi mai puţin importante.

După epuizarea şi măcinarea acestora în conflicte sau divergenţe minore, vor fi atacate poziţiile cheie, de cea mai mare importanţă. Adversarul trebuie indus mereu în eroare, astfel încât să realizeze cât mai târziu acest lucru.În negocieri, manevrele laterale înseamnă manipulare şi sunt posibile numai cu o mare risipă de mijloace psihologice de persuasiune şi sugestie care limitează libertatea de decizie a adversarului. Manipularea rămâne singura resursă de care mai pot dispune cei lipsiţi de putere şi mijloace de presiune.

Strategii conflictuale - clarificarea caracterului cooperativ sau conflictual al negocierilor este importantă pentru alegerea tacticilor şi tehnicilor folosite la masa tratativelor. Strategiile bazate pe forţă, aplicabile în condiţii de conflict deschis, sunt mai simple decât cele cooperative. Strategiile conflictuale sau competitive sunt acelea în care se caută să se obţină avantaje, fără a face concesii în schimbul lor. Sunt dure şi tensionate şi, mai întotdeauna, se bazează pe o disproporţie de putere de negociere între părţi. Relaţiile de afaceri stabilite prin astfel de strategii pot fi profitabile, dar nu şi de lungă durată. Ele sunt puternic influenţate de schimbarea conjuncturii de piaţă.Pentru ilustrarea procesului de negociere bazat pe conflict deschis, apelăm la un exemplu tipic de negociere a preţului. Presupunem că, pe o anumită piaţă, există o cerere mare pentru produsul X, nou-apărut. Oferta este insuficientă şi producţia este controlată de un furnizor unic. Profitând de poziţia sa pe piaţă, acesta cere un preţ exorbitant. O parte dintre cumpărătorii potenţiali vor accepta plata acestui preţ, sub presiunea furnizorului care nu admite livrarea în alte condiţii. Când poziţia sa pe piaţă se schimbă, odată cu apariţia unui număr mare de alţi producători la fel de buni, se schimbă şi baza puterii de negociere între părţi. Clienţii vor căuta să se răfuiască cu vechiul furnizor, fie impunând preţuri joase, fie părăsindu-l. Conflictul rămâne deschis.