Metodologia de Exercitare a Controlului Documentar într-o Societate Comercială

Controlul documentar

Controlul documentar este procedeul de stabilire a realității, legalității și eficienței operațiilor economice și financiare prin exprimarea documentelor primare și centralizatoare a registrelor în evidența tehnico- operativă și în cea contabilă.

Asupra documentelor primare , o importanță deosebită este acordată controlului documentar , atât înainte de a se înregistra în conturi, cât și după. Deci, controlul documentar poate fi preven tiv, efectuându-se asupra documentelor de dispoziție sau poate fi ulterior, efectuat cu ajutorul documentelor de execuție care fac dovada producerii efective a operațiunilor economice, cât și financiare. Tipul acesta de control este exercitat atât sub aspectul formei, cât și a conținutului.

Sarcinile organelor care efectuează acest tip de control sunt foarte complexe, deoarece ele trebuie să urmărească concomitent dacă documentele justificative respectă condițile de formă, dar și pe cele de fond sau conținut. Acesta se efectuează și înaintea înregistrărilor documentelor, dar și după înregistrarea în conturi.

Controlul documentar contabil se exercită printr-o serie de modalități sau tehnici care se utilizează selectiv și combinat, în funcție de situația concretă controlată, de necesitățile aprecierii cu mai multă ușurință și în mod obiectiv, pe baza sistemului de informații existent, a modului de gestionare, a patrimoniului , în general a activității economice și financiar controlate.

În practică întâlnim tehnici de control documentar- contabil și tehnici specifice de control documentar-contabil.

Din punct de vedere al formei, controlul documentar are următoarele obiective : autenticitatea, exactitatea întocmirii și valabilitatea , efectuarea corectă a calculelor.

Controlul vizând autenticitatea documentelor se îndreaptă cu prioritate asupra următoarelor aspecte : modul de folosire a documentelor tipizate ; completarea cu toate elementele necesare solicitate de imprimat ; completarea corectă a datelor și existența eventualelor ștersături, falsificări, adăugări în text, corecturi nesemnate; existența semnăturilor originale, inclusiv concordanța cu specimenele de semnătură; concordanța dintre documente și justificările anexate.

Controlul exercitării întocmirii și valabilității documntelor se realizează în raport cu momentul și condițiile procedurii operațiunilor economice și financiare pe care le consemnează. De cele mai multe ori, documentele care reflectă operațiuni patrimoniale (care generează drepturi și obligații) se întocmesc la anumite termene anticipat stabilite și cu respectarea unei metodologii unitare a căror nesocotire vizează autenticitatea lor și pune sub semnul întrebării exacticitatea și valabilitatea acestora.

Controlul efectuării corecte a calculelor presupune verificarea din punct de vedere aritmetic a documentelor, vizând constatarea și înlăturarea erorilor de calcul care pot denatura conținutul operațiunilor economice și financiare, eventual în slujba unor scopuri ascunse. Sunt cazuri în care calculele sunt greșite intenționat și ascund fraude, delapidări, sustrageri, nereguli sau evaziuni fiscale.

Din punct de vedere al conținutului , controlul financiar al documentelor are ca obiective: legalitatea, realitatea, eficiența (necesitatea, economicitatea și oportunitatea).

Controlul asupra legalității documentelor urmărește ca acestea să fie întocmite cu respectarea normelor legale privind disciplina financiară a operațiunilor pe care le reflectă.

În acest scop conținutul documentelor justificative se confruntă cu prevederile legale și se stabilește concordanța dintre ele. Baza juridică a controlului financiar sub aspectul legalității o constituie legile, ordinile și instrucțiunile, prevederile altor acte normative care servesc drept criteriu pentru stabilirea justeții operațiilor efectuate.

Controlul realității și exacticității operațiunilor economice și financiare își propune să stabilească dacă acestea s-au efectuat în limitele, condițiile și locul indicat în documentele justificative.

În cazul în care există incertitudine asupra realității operațiunilor supuse verificării se recurge la controlul faptic, solicitându-se celor ce au semnat documentele să confirme realitatea operațiunilor, inclusiv autenticitatea semnăturilor. Acest obiectiv al controlului financiar asupra documentelor primare se realizează și prin tehnica controlului reciproc și încrucișat al documentelor.

Controlul eficienței operațiunilor economice și financiare are în vedere aspecte mai complexe care țin de : necesitatea, economicitatea și oportunitatea acestora. Controlul financiar sub aspectul necesității își propune să verifice gradul de autenticitate a operațiunilor consemnate în documente, propunând măsuri pentru eliminarea risipei și stoparea efectuării în continuare a unor operațiuni ineficiente. Controlul economicității vizează cu prioritate dacă operațiunea financiară este necesară din punct de vedere al activității generale a unei entități economice sau sociale și dacă prin producerea acelor operațiuni exista garanția unui rezultat financiar pozitiv. Controlul oportunității unei operațiuni vizează aspectul dacă momentul ales și locul stabilit pentru executarea acesteia sunt cele mai convenabile atât din punct de vedere economic, cât și financiar.

Există adeseori posibilitatea ca o anumită operațiune supusă controlului financiar să satidfacă criterii de legalitate și realitate, dar să fie inoportună într-un anumit moment datorită conjuncturii și astfel să devină ineficientă.

De asemenea se mai pot constata documente care să îndeplinească condițiile de formă, dar nu reflectă real operațiunile economice, fie nu îndeplinesc condițiile de formă, dar reflecă operații economice reale, fie nu îndeplinesc condiții de formă, cât și de conținut.

În asemenea cazuri, sarcina controlului este de a semnala situațiile anormale și de a propune următoarele soluții, pentru că conducerea entității respective să ia deciziile corespunzătoare.