Evidență contabilă

Documentele de evidenta contabila

In efectuarea lucrarilor ei contabilitatea respecta in mod obligatoriu doua principii: ,,nici o operatie economica sau financiara fara document” si ,,nici o inregistrare contabila fara document”.

Documentele sunt acte scrise cuprinzand informatii letrice si numerice , in etalon valoric , natural sau de munca care se intocmesc la locul si in momentul infaptuirii operatiilor economice precum si a unor evenimente izvorate din necesitati organizatorice si administrative.

Documentele de evidenta reprezinta unul din elementele componente ale metodei contabilitatii , in sensul ca inregistrarea operatiilor economice si financiare in conturi se face numai dup ace acestea au fost consemnate in documentele adecvate.

Ele reflecta toate operatiile legate de existenta si miscarea mijloacelor , proceselor si surselor economice in cadrul ciclului de exploatare din intreprinderi , relatiilor de drepturi si obligatii generate de aceste operatii precum si rezultatele obtinute din activitatea desfasurata.

IMPORTANTA DOCUMENTELOR DE EVIDENTA poate fi apreciata in urmatoarele directii:

1) Prin datele pe care le contin , ele fac dovada infaptuirii operatiilor economice si financiare , constituind baza inregistrarilor in contabilitate. Ele au o influenta directa asupra exactitatii datelor contabile , organizarii contabilitatii si operativitatii obtinerii informatiei contabile.

2) Documentele de evidenta sunt importante si prin faptul ca prin intermediul lor se infaptuieste controlul economic si financiar pentru apararea averii , constituind mijlocul pentru descoperirea unor nereguli in gestiunea patrimoniului cum ar fi: efectuarea de cheltuieli si plati fara baza legala , a cazurilor de lipsuri si sustragerii de bunuri pentru stabilirea in acelasi timp a raspunderilor materiale a persoanelor vinovate.

3) Avand character de acte justificative , documentele de evidenta au si o importanta juridica.

In cazul litigiilor patrimoniale sunt folosite ca mijloc de proba in justitie pentru stabilirea adevarului.

Documentele de evidenta contin doua feluri de elemente: elemente comune si elemente specifice.

Elementele comune tuturor operatiilor economice sunt de regula imprimate.

Acestea sunt:denumirea unitatii emitente si adresa sau compartimentul care l-a intocmit; data intocmirii documentului si efectuarii operatiei ; explicatia operatiei; datele cantitative si valorice; semnaturile persoanelor responsabile de intocmirea documentului.

Elementele specifice sunt cele care difera si care se completeaza in functie de natura operatiei economice sau financiare. Ele asigura explicarea, detalierea operatiilor consemnate. In practica unitatilor patrimoniale sunt utilizate documente numeroase si variate in raport cu operatiile economice pe carer le consemneaza.

Functiile contabile sunt:

a) consemnarea:

- este inscrierea datelor referitoare la procese si fenomene economice

consummate intr-un anumit loc si la o anumita data.

- se face de regula in mod analogic si apoi se sintetizeaza.

b) justificarea:

- documentele atesta producerea operatiei sau fenomenului ce a avut loc.

c) Verificarea:

- urmareste necesitatea, oportunitatea, realitatea si exactitatea operatiilor

consemnate.

d) asigurarea integritatii patrimoniale:

- realizeaza evidenta cantitativa si valorica a marimii fiecarui element

patrimonial si a intregului patrimoniu.

e) calculul costurilor:

- realizeaza cuantificarea miscarilor si transformarilor si a rezultatelor

acestora.

f) functia juridical: