Controlul prin Sistemul de Bugete

CAPITOLUL I. Introducere – control de gestiune

Contabilitatea constituie sistemul de informare economică cel mai adecvat nevoilor întreprinderii, deşi nu reprezintă unica sursă de informare a acesteia. Măsurarea performanţelor obţinute în activitatea firmei presupune utilizarea contabilităţii, deoarece exprimarea rezultatului exploatării se concretizează şi se verifică prin patrimoniul întreprinderii ţinând seama de evoluţia bilanţului acesteia.

Conducerea unei întreprinderi, a unei afaceri a devenit o sarcină dificilă, o muncă de precizie care necesită cunoştinţe vaste, reflexe rapide, precum şi informaţii sigure şi bine selecţionate. Viaţa economică în transformarea ei obligă conducerea întreprinderii să coordoneze programe de acţiuni. Mijloacele puse în funcţiune pentru a atinge obiectivele fixate constituie controlul de gestiune. Controlul de gestiune nu se opreşte la nivelul conducerii întreprinderii, el trebuie să permită a se face judecăţi la niveluri mai joase, cum ar fi la nivelul diferiţilor responsabili sau la nivelul diferitelor produse. Scopul sistemului de control de gestiune poate fi rezumat în trei obiective principale şi anume:

– elaborarea bugetelor;

– prevederea, controlul şi analiza programelor de acţiune în raport cu realizările;

– conducerea studiilor economice.

Controlul de gestiune poate fi abordat într-o manieră mult mai extinsă, aceea a controlului organizaţional, abordând, dintr-o perspectivă sistemică: analiza strategiei actorilor, care duce la definirea obiectivelor; integrarea procedurilor de control în structura organizaţională a întreprinderii; arhitectura sistemului de informaţii, care produce indicatori financiari sau fizici utilizaţi pentru alimentarea procedurii de control prin retroacţiune.

Controlul de gestiune are “atât avantaje directe cât şi indirecte care adunate sporesc puterea conducerii. Aceste avantaje se pot clasifica după câştigurile pe care le aduc diferitelor funcţii ale întreprinderii şi în primul rând conducerii generale.” Avantajele avute în vedere de conducerea generală sunt:

a) Controlul de gestiune îi constrânge pe conducători să adopte o atitudine astfel încât niciodată să nu ia decizii fără să încerce în prealabil să aprecieze efectele. În acest fel, controlul nu este doar un instrument al planificării.

b) Controlul de gestiune garantează reducerea arbitrară a opiniilor personale în domeniile în care tentaţia de a impune o voinţă care nu este întotdeauna raţional fondată este mare.

c) Controlul de gestiune obligă conducerea generală să ia cunoştinţă de evenimentele pe care uneori le ascunde ea însăşi. De exemplu, controlul obligă să se recunoască când o manevră strategică este începută rău şi că este dăunătoare continuarea acţiunii.

d) În ceea ce priveşte organizarea apar două avantaje datorate sistemului de control de gestiune şi anume, pe de o parte obligă angajarea unei responsabilităţi, iar pe de altă parte garantează o mai bună coordonare între servicii.

e) Controlul de gestiune uşurează sarcina conducerii generale pentru că angajând responsabilităţi acordă nivelurilor ierarhice mijloacele de acţiune. Punerea în aplicare a unui sistem de control de gestiune constituie condiţia prealabilă a întregii descentralizări.

Actualmente, controlul de gestiune este considerat un sistem de informare, care captează şi tratează în permanenţă informaţii trecute şi prezente pentru măsurarea performanţei activităţii întreprinderii. Introducerea dimensiunii strategice, dezvoltarea conceptului de monitorizare şi orientare a gestiunii pe valoare au dus la apariţia de noi metode şi tehnici de control de gestiune.

Controlul de gestiune poate fi aplicat în toate tipurile de structuri, dar mai ales în structurile descentralizate, unde îşi găseşte sensul veritabil şi eficacitatea sa, deoarece în structura descentralizată întreprinderea este constituită dintr-un ansamblu de subsisteme autonome în evoluţia lor, a căror obiective trebuie să fie coerente şi armonioase în permanenţă.

Aceasta se poate realiza atunci când:

– fiecare responsabil posedă cunoştinţele necesare şi măiestrie în propriul său subsistem;

– la direcţia generală sunt informaţii în permanenţă cu privire la situaţia actuală şi evoluţia probabilă în fiecare subsistem, necesare elaborării unei sinteze la nivel de întreprindere;

– ansamblul de obiective se revizuieşte periodic, ţinând cont de evoluţia conjuncturii exterioare şi situaţia întreprinderii în raport cu obiectivele precedente.

In concepţia modernă a managementului, sistemul de control de gestiune coordonează activitatea, evită risipa şi menţine coerenţa obiectivelor. Controlul de gestiune reprezintă deci “instrumentul privilegiat de conducere a întregii întreprinderi, structurată în jurul axelor sale prioritare şi organizării sale.”