Auditul disponibilităților bănești

Documente justificative pentru operatii de incasari si plati

Unul dintre documentele justificativ care sta la baza inregistrarilor contabile privind operatiunile de incasari si plati in lei si in valuta prin banca este extrasul de cont bancar.

La extrasul de cont se anexeza documentele justificative care au stat la baza efectuarii operatiunilor bancare propriu-zise: ordine de plata, foaie de varsamant de depunere sau de retragere de numerar, borderouri privind cecurile remise spre decontare, facturi, dispozitii de incasare si plata valutara.

Ca document justificativ, extrasul de cont trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele elemente obligatorii:

• denumirea bancii si a sucursalei/filialei emitente;

• numarul de cont, data si perioada pentru care se emite;

• numele titularului de cont;

• soldul initial al disponibilului existent in cont la inceputul zilei;

• operatiunile efectuate in debitul (operatiuni de plati) sau in creditul (operatiuni de incasari) contului cu detalii referitoare la:

-continutul operatiunii;

-numarul documentului de incasare sau plata;

-suma incasata sau platita;

• soldul final al disponibilului existent in cont la sfarsitul zilei.

Extrasul de cont trebuie sa contina toate operatiunile dispuse de firma pe baza documentelor intocmite in acest sens. Pentru evidenta ordinelor de plata emise va recomandam sa intocmiti un registru manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul in care sa inscrieti numarul ordinului de plata, suma, numele beneficiarului si detalii referitoare la obiectul platii.

Daca firma dvs. are deschise mai multe conturi bancare, evidenta contabila a disponibilitatilor banesti trebuie organizata prin deschiderea de conturi analitice pentru fiecare cont bancar. Astfel, aveti posibilitatea sa verificati foarte usor pentru fiecare cont bancar deschis, concordanta dintre soldul contabil al contului analitic respectiv si soldul operativ din extrasul de cont bancar.

Documentul justificativ de decontare a cecurilor

Filele de cec emise pentru diversi furnizori sunt justificate de catre gestionarul carnetului de cecuri pe baza documentului denumit „borderoul documentelor achitate cu cecuri de decontare” cod 14-4-6.

Formularul trebuie sa contina cel putin urmatoarele informatii:

• denumirea firmei;

• denumirea, numarul curent si data (ziua, luna, anul) intocmirii;

• numele si prenumele gestionarului carnetului de cecuri;

• felul, numarul si data documentului achitat;

• documentul de receptie a bunurilor (numarul si data);

• beneficiarul sumei;

• seria si numarul cecului; suma achitata;

• numarul actelor justificative anexate;

• semnaturi: viza compartimentului aprovizionare sau alt compartiment desemnat, viza de control financiar preventiv, gestionar carnet cecuri.

Va prezentam pe scurt detalii referitoare la:

Utilitate:

• document justificativ (impreuna cu documentele anexe) al sumelor achitate cu cecuri de decontare;

• document de predare la compartimentul financiar-contabil a documentelor in baza carora s-au emis cecuri.

Mod de completare:

• se intocmeste intr-un exemplar, zilnic, decadal sau lunar, de catre gestionarul carnetului de cecuri, pe masura utilizarii filelor din carnet;

• se intocmeste separat pe feluri de cecuri;

• daca pentru un cec se anexeaza mai multe documente, acestea se trec pe randuri distincte, urmand ca in dreptul ultimului document sa se completeze celelalte coloane ale formularului.

Circuit:

• la compartimentul aprovizionare: pentru confirmarea legalitatii, necesitatii, oportunitatii si operatiunii;

• la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv: pentru acordarea vizei respective;

• la compartimentul financiar-contabil, impreuna cu documentele anexate: pentru verificare si semnare.

Arhivare: se realizeaza la compartimentul financiar-contabil.

Documente de evidenta a operatiunilor de casa si banca

In cazul firmelor care aplica forma de inregistrare „pe jurnale”, evidenta operatiunilor de incasari si plati se tine cu ajutorul jurnalului auxiliar (cod 14-6-5) care este util pentru completarea registrului Cartea mare .

Acest document se intocmeste lunar sau pe masura efectuarii operatiunilor, in cadrul compartimentului financiar-contabil, separat pentru fiecare cont analitic pe baza registrului de casa si a extraselor de cont anexate ca documente justificative. Prin acest document se poate efectua gruparea sumelor pe conturi, atat pentru incasari, cat si pentru plati, intr-un document cumulativ. La sfarsitul lunii se determina rulajul total creditor si debitor, precum si totalurile fiecaruia dintre conturile corespondente, sume care se preiau in Cartea mare.