Documente Justificative și Registre de Contabilitate

Documente justificative

Contabilitatea respecta in mod obligatoriu doua principii: “nici o operatie economica sau financiara fara documente” si “nici o inregistrare contabila fara documente”.

Documentele de evidenta -unul din elementele componente ale metodei contabilitatii- reprezinta inscrisuri in care se consemneaza fenomenele si procesele economice si financiare din unitatea patrimoniala in momentul si la locul producerii lor. Ele stau la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de documente justificative. Acestea au o aplicabilitate generala in toate lucrarile de contabilitate si reflecta toate operatiile legate de existenta si miscarea mijloacelor, proceselor si surselor economice in cadrul ciclului de exploatare din intreprindere, relatiile de drepturi generate de aceste operatii, precum si rezultatele obtinute din activitatiile economice.

Consemnarea in astfel de documente se face letric si/sau cifric in etalon natural si/sau valoric.

Importanta documentelor consta in urmatoarele:

a) prin datele pe care le contin, documentele fac dovada efectuarii operatiilor consemnate, constituind in acelasi timp sursa pentru obtinerea informatiilor operative, statistice si contabile;

b) stau la baza efectuarii controlului economic si financiar, fiind un mijloc de depistare a operatiilor nelegale, a lipsurilor de gestiune si de stabilire a raspunderilor materiale, contraventionale sau penale a persoanelor vinovate;

c) au caracter probatoriu in justitie in caz de litigii, intrucat fac dovada imprejurarilor si a modului de efectuare a actelor de natura economica si/sau financiara.

Indiferent de natura elementelor patrimoniale consemnate, documentele justificative cuprind de regula urmatoarele elemente:

- denumirea documentelor;

- denumirea si sediul unitatii patrimoniale care intocmeste documentul;

- numarul si data intocmirii acestuia;

- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiei patrimoniale;

- continutul operatiei patrimoniale, iar in cazurile necesare sio temeiul legal al efectuarii ei;

- datele cantitative si valorice aferente operatiei efectuate;

- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care le-au intocmit, avizat si aprobat, dupa caz;

- alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiilor efectuate.

Documentele justificative contin doua feluri de elemente: elemente comune si elemente specifice. Elementele comune tuturor operatiilor economice sunt, de regula, imprimate. Acestea sunt: denumirea unitatii emitente si adresa sau compartimentul care l-a intocmit, data intocmirii documentelor si efectuarii operatiei, explicatia operatiei, baza legala daca este cazul, datele cantitative si valorice, semnaturile persoanelor responsabile de intocmirea documetelor. Elementele specifice sunt cele care difera si de completeaza in functie de natura operatiilor economice sau financiare

Inscrierea datelor in documente justificative se poate face manual sau cu mijloace de prelucrare automata, astfel incat acestea sa fie lizibile, nefiind admise stersaturi, razaturi, modificari sau alte asemenea procedee, precum si lasarea de spatii libere intre operatiile inscrise in acestea.

Daca se greseste la intocmirea unui document, se face apel la asa numitul „sters contabil”, adica textul sau suma gresita se bareaza cu o linie, astfel incat sa se poate citi ce a fost scris, iar deasupra (sau alaturat) se completeaza corect textul sau suma sub semnatura celui care a efectuat corectura si cu indicarea datei efectuarii corecturii. Nu sunt admise corecturi pe documente privind incasari si plati in numerar (chitante, state de plata a salariilor s.a) precum si pe documente bancare (ordine de plata, foi de varsamant, cecuri s.a). in cazul completarii gresite a unor astfel de documente, ele se anuleaza, in locul lor intocmindu-se un alt document corect.

La terminarea unei pagini, pe ultimul rand liber, coloanele valorice vor fi totalizare sub mentiunea „De reportat”. Pe primul rand al paginii urmatoare se va inscrie suma reportata sub mentiunea „Report”.

Toate aceste aspecte sunt prevazute in Norma metodologica din 14/12/2004 de intocmire si utilizare a registrelor si formularelor comune pe economie privind activitatea financiara si contabila Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 23bis din 07/01/2005.

Clasificarea documentelor

Documentele pot fi clasificate dupa mai multe criteri in functie de rolul lor in cadrul sistemului informational al unitatii patrimoniale.

1.Dupa natura operatiilor consemnate (potrivit Nomenclatorului privind modelele registrelor si formularelor tipizate comune privind activitatea financiara si contabila, aprobat prin Hotarare Guvernului nr. 704/1993 ):

1.1. Documente privind mijloacele fixe:

a) Registrul numerelor de inventar cod 14-2-1:

- Registrul pentru evidenta mijloacelor fixe cod 14-2-1/a

b) Fisa mijlocului fix 14-2-2;

c) Bon de kiscare a mijloacelor fixe cod 14-2-3A

- Proces-verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale cod 14-2-3/aA

1.2. Documente privind evidenta activelr circulante materiale:

a) Nota de receptie si constatare de diferente cod 14-3-3A

b) Bon de primire (consignatie) cod 14-3-2

c) Bon de predare, transfer, restituire cod 14-3-3A

d) Bon de consum (bon de consum colectiv, fisa limita de consum, lista zilnica de alimente) cod 14-3-4A

e) Dispozitie de livrare cod 14-3-5A

f) Aviz de insotire a marfii cod 14-3-6A

g) Fisa de magazine (fisa de magazine cu doua unitati de masura; a formularelor cu regim special; cu repartizarea iesirilor) cod 14-3-8

h) Fisa de evidenta a obiectelor de inventar in folosinta cod 14-3-9

i) Fisa de cont analitic pentru valori materiale cod 14-3-10

j) Registrul stocurilor cod 14-3-11

k) Lista de inventariere cod 14-3-12