Comunicarea în Afaceri

1.Comunicarea schimbul de informatii, idei si sentimente a fost definit ca un proces interpersonal de transmitere si receptie de simboluri care au atasate intelesuri. Comunicarea este deci, acel fenomen care permite crearea de legaturi intre oameni, intre institutii si intre institutii si oameni.

Din analiza activitatilor manageriale in cadrul unei organizatii s-a observat faptul

ca procesul de comunicare ocupa aproximativ o treime din timpul de lucru. Toate activitatile specifice managerului au ca principiu fundamental comunicarea. Componentele procesului de comunicare sunt reprezentate de: emitator, mesaj, canal, receptor.

De asemenea, au fost identificate si functiile comunicarii:

Functia de informare;

Functia de comanda si instruire;

Functia de influentare si convingere, indrumare si sfatuire;

Functia de integrare si mentinere.

2. MODALITATI DE COMUNICARE

Exista urmatoarele tipuri de comunicare:

2.1. Comunicare orala;

2.2 Comunicare scrisa;

2.3 Comunicare non-verbala.

2.1. Comunicarea orala imbraca o serie de situatii specifice:

Comunicarea fata in fata cu o persoana are avantajul ca este directa si ca permite folosirea tuturor mijloacelor verbale si non-verbale de comunicare. De asemenea, poate fi interactiva, permitand ajustarea mesajelor pe parcurs, pe baza feed-back-ului verbal si non-verbal.

Comunicarea interpersonala este importanta in situatii de evaluare a performantei si motivare, de dare de instructiuni, de rezolvare de conflicte, de negociere etc. Comunicarea interpersonala focalizata pe construirea de realtii interpersonale este necesara in procesul de indrumare si sfatuire da angajatilor.

Comunicarea manageriala in grup are o serie de functii caracteristice cum ar fi: ajuta la definirea grupului, sprijina procesul de implementare a deciziilor si schimbarii. O forma a comunicarii in grup este comunicarea in fata unui auditoriu. Adresarea orala ara ca forme specifice mai importante:

Prezentarea, care poate avea loc fie in interiorul organizatiei, fie in exteriorul ei. In cazul prezentarilor in interiorul organizatiei se presupune, in general, ca auditoriul are caracteristici comune. In legatura cu prezentarile in fata unui auditoriu extern organizatiei, pot aparea doua probleme importante:

- dificultatea adaptarii prezentarii si a vorbitorului la auditoriul si cadrul extern, mai putin cunoscute;

- faza dificila a intrebarilor si raspunsurilor.

Alte probleme care pot sa apara atat in cazul prezentarilor interne, cat si a celor externe, sunt: - prezentarile sunt confuze;

- prezentarile sunt prea lungi;

- prezentarile sunt neconvingatoare;

- stilul de prezentare a informatiilor este deficitar.

Briefingul este o prezentare mai scurta, cu scop de rezumare a unor informatii sau cu scop de informare la zi privind activitati de afaceri, proiecte in desfasurare, programe sau proceduri. Ca format, briefingul este, de obicei, o comunicare intr-un singur sens, de la vorbitor spre auditoriu (procesul de informare poate implica si auditoriul).

Raportul are ca scop analiza situatiei unei activitati sau a unui proiect si consta in prezentarea de informatii relevante pentru o anumita faza a acestora sau pentru finalizarea lor. Exista doua tipuri:

a) Raportul de situatie se face printr-o prezentare de 30-40 minute. Scopul acestuia este de a familiariza auditoriul cu starea la zi a proiectului sau activitatii si, uneori, sa faca referiri la viitorul proiectului;

b) Raportul final este o prezentare formala majora de 40-60 minute, destinata analizei muncii la intregul proiect, de la inceput pana la sfarsit. Are ca scop recomandarea pentru luarea unor decizii sau rezolvarea unei probleme, prezentarea unui rezultat final al muncii in cadrul unui proiect.

Alte tipuri de comunicare orala:

Filtrarea reprezinta tendinta de a dilua sau de a opri un mesaj in curs de transmitere.

Politica usilor deschise concretizata prin posibilitatea oferita de manager angajatilor de a comunica