Comanda

Extras din referat

Tipuri de comenzi
Comanda este actul economic si juridic demarat de catre consumator cu scopul furnizarii unei marfi sau executarii unui serviciu, specificandu-se cantitatea, calitatea (sau alte caracteristici ale bunului sau serviciului), conditiile de plata, termenul de livrare, modul de efectuare a platii etc.
Comanda poate fi emisa oricand apare necesitatea procurarii unor bunuri sau servicii. In general, ea trebuie scrisa (comanda orala este admisa numai de legislatia americana). Fiind generatoare de relatii economice sau juridice si indeplinind o serie de servicii, comanda trebuie sa cuprinda toate datele necesare furnizorului pentru executarea ei: sa aiba un termen de valabilitate, sa poarte semnaturile celor care pot angaja unitatea s.a. De aceea ea se redacteaza doar dupa ce clientul a analizat toate informatiile asupra produsului/ serviciului pe care il solicita (calitate, aspect, rezistenta, culoare, tehnica de fabricare, tarife practicate; conditii de plata; termen de livrare etc.).
De obicei, comanda se bazeaza pe o oferta primita in prealabil. De multe ori, dupa analiza de catre solicitant a informatiilor, intre el si furnizor se negociaza si se clarifica - fie telefonic, fie prin corespondenta (telex/telefax etc.) - conditiile in care se va derula afacerea. Numai dupa incheierea negocierilor, se intocmeste comanda.
Cumparatorul transmite ofertantului comanda de marfuri sau servicii, de regula, prin:
a) formular de comanda-tip. Acesta poate fi tipizat, dar poate fi si redactat de catre furnizor si remis clientilor. In acest caz, trebuie sa se prevada toate eventualitatile. Formularul este usor de utilizat si prezinta dublul avantaj de a fi precis si de a evita redactarea unei scrisori de catre client. Pe verso (sau anexate la formularul de comanda) sunt prezentate exigentele furnizorului, sub titlul de ,,conditii generale de vanzare", uneori urmate de unele mentiuni de felul: ,,orice comanda implica acceptarea acestor conditii", ,,conditiile 1 si 4 pot fi negociate".
Aceste imprimate sunt numerotate si atat clientul, cat si furnizorul, castiga un timp pretios, evitand extragerea si citirea unor paragrafe, adesea incomplete, sau inscrierea referintelor pentru clasificare. 
b) scrisoarea de comanda inregistrata si recomandata. Scrisoarea de comanda este obligatorie din punct de vedere legal, de aceea trebuie sa se acorde cea mai mare atentie claritatii si preciziei formularii.
Ca si celelalte scrisori de afaceri, comenzile trebuie numerotate, deoarece data nu este suficienta pentru a se face o identificare precisa. Este util sa li se dea un numar pentru a le diferentia, chiar daca sunt adresate unei singure firme. Fiecare parte va pastra o copie a comenzii.
c) comenzi transmise prin telefon (cu confirmare letrica), prin telex sau prin fax.
Aceste moduri de transmitere a comenzii sunt folosite mai rar.
- Mijlocul cel mai rapid de transmitere a comenzii este telefonul. Dar, pentru a evita greselile, persoana care telefoneaza trebuie sa reciteasca textul inainte de a transmite comanda, ea fiind ulterior confirmata in scris.
- Telexul este mijlocul principal prin care destinatarul primeste un text dactilografiat chiar in momentul in care expeditorul il tasteaza. Ambii pot deci sa pastreze o dovada legala a comenzii care poarta referintele corespondentului si data de expediere. Telexul este binevenit, mai ales cand scrisorile sunt expediate in strainatate, fiind un sistem rapid si sigur.
- Faxul. Textul este redactat de mana sau la masina sau este fotocopiat. Expedierea textului prin fax este foarte convenabila: ea poate fi facuta si in afara programelor de birou. Atat expeditorul, cat si corespondentul, pot pastra o dovada a comenzilor.
Conform referintelor si conditiilor stipulate, se deosebesc comenzi:
a) ferme sau propriu-zise;
b) de proba;
c) de modificare;
d) repetate.
a) Comanda ferma este similara cu incheierea unui contract si tine locul acestui act. Ea trebuie sa repete, in mod obligatoriu, toate conditiile de oferta sau pe cele negociate anticipat cu furnizorul si anume:
- obiectul comenzii, cu descrierea sa detaliata si exacta;
- cantitatea/numarul produselor;
- calitatea dorita;
- ambalajul si marcajul dorit;
- pretul unitar sau/si total;
- conditiile de livrare conform regulilor;
- locul si data livrarii/receptiei;
- conditiile de plata;
- modalitatea de transport si documentele de transport;
- termenul de livrare;
- alte instructii si precizari.
b) Comanda de proba se scrie cu scopul solicitarii unei marfi pentru a fi testata. Cumparatorul are dreptul sa returneze marfa pe propria cheltuiala, daca aceasta nu-l satisface. Intr-o astfel de comanda, solicitantul va lua in considerare, totodata, conditiile ofertantului, mentionandu-le in scrisoare: 
- termenul de retinere a produsului; 
- cauzele/conditiile returnarii produsului;
- modul si conditiile de plata pentru produs;
- modalitatea de transportare etc. 
c) In comenzile de modificare, solicitantul cere modificarea unora din conditiile de oferta. In acest caz, este necesara confirmarea de acceptare integrala, care trebuie sa fie expediata de furnizor in cel mai scurt timp.
d) In comanda repetata se solicita marfuri sau servicii identice cu cele din comanda ferma sau din cea precedenta; se specifica numarul acesteia. In ea solicitantul mai poate atentiona furnizorul, cerandu-i sa respecte unele conditii ori clauze prevazute in contract sau in comanda ferma (daca e cazul). 
Redactarea scrisorii de comanda
7.2.1. Introducerea. Deoarece intocmirea comenzilor nu presupune o mare varietate de abordari, formulele de incepere a lor, in majoritatea cazurilor, pot fi asemanatoare dupa continut. Si totusi introducerea, in functie de obiect, poate sa indice ce l-a determinat pe solicitant sa scrie comanda: a primit esantioane, un catalog, vizita unui reprezentant; a vazut un material publicitar in ziar sau la televizor ori a primit o oferta.
In introducere se mai poate sublinia ca este prima oara cand solicitantul se adreseaza acestei intreprinderi. In unele situatii, preambulul poate lipsi, anuntandu-se nemijlocit solicitarea: ,,Va rog sa aveti amabilitatea de a-mi trimite...", ceea ce se face, in special, cand redactantul este deja un client permanent.
Exemple de formule introductive:
- Va multumim pentru oferta dvs. din..., pe care o acceptam in conditiile mentionate...
- Va multumim pentru livrarea din ..., pe care o acceptam in conditiile oferite ...
- Multumim pentru lista dvs. de preturi din... si detaliile privind conditiile dvs. ...
- Confirmam convorbirea telefonica de azi-dimineata si va trimitem in anexa comanda noastra pentru urmatoarele...
- Am analizat cu atentie catalogul/mostrele dvs. si ne-am decis sa cumparam urmatoarele produse:
- Va multumim pentru vizita reprezentantului dvs. care ne-a prezentat dictafoanele si va trimitem alaturat o comanda pentru modelul...
- Dupa convorbirile cu reprezentantul dvs., domnul..., ne-am decis pentru achizitionarea instalatiei... in sistemul leasing propus.
- Am luat cunostinta ca ati primit in sortimentul dvs. un numar de noi articole si ne-am decis sa va remitem urmatoarea comanda de proba.
- Referitor la oferta dvs. din... si la schimbarile produse de noi si acceptate de dvs. in scrisoarea din..., va remitem urmatoarea comanda, mentionand numerele articolelor indicate in catalog.
- Va multumim ca ati eliminat din conditiile dvs. generale de livrare clauza referitoare la cantitatea minima pentru fiecare livrare si va remitem in anexa prima noastra comanda.
- Va multumim pentru livrarea de proba; deoarece articolele corespund cerintelor clientelei noastre, va remitem urmatoarea comanda.
- Ne-am bucura, daca ne-ati putea trimite cu titlu de proba...
- Va remitem o comanda conform formularului de comanda alaturat.

Fisiere in arhiva (1):

 Comanda.doc