Comanda

Tipuri de comenzi

Comanda este actul economic şi juridic demarat de către consumator cu scopul furnizării unei mărfi sau executării unui serviciu, specificându-se cantitatea, calitatea (sau alte caracteristici ale bunului sau serviciului), condiţiile de plată, termenul de livrare, modul de efectuare a plăţii etc.

Comanda poate fi emisă oricând apare necesitatea procurării unor bunuri sau servicii. În general, ea trebuie scrisă (comanda orală este admisă numai de legislaţia americană). Fiind generatoare de relaţii economice sau juridice şi îndeplinind o serie de servicii, comanda trebuie să cuprindă toate datele necesare furnizorului pentru executarea ei: să aibă un termen de valabilitate, să poarte semnăturile celor care pot angaja unitatea ş.a. De aceea ea se redactează doar după ce clientul a analizat toate informaţiile asupra produsului/ serviciului pe care îl solicită (calitate, aspect, rezistenţă, culoare, tehnică de fabricare, tarife practicate; condiţii de plată; termen de livrare etc.).

De obicei, comanda se bazează pe o ofertă primită în prealabil. De multe ori, după analiza de către solicitant a informaţiilor, între el şi furnizor se negociază şi se clarifică – fie telefonic, fie prin corespondenţă (telex/telefax etc.) – condiţiile în care se va derula afacerea. Numai după încheierea negocierilor, se întocmeşte comanda.

Cumpărătorul transmite ofertantului comanda de mărfuri sau servicii, de regulă, prin:

a) formular de comandă-tip. Acesta poate fi tipizat, dar poate fi şi redactat de către furnizor şi remis clienţilor. În acest caz, trebuie să se prevadă toate eventualităţile. Formularul este uşor de utilizat şi prezintă dublul avantaj de a fi precis şi de a evita redactarea unei scrisori de către client. Pe verso (sau anexate la formularul de comandă) sunt prezentate exigenţele furnizorului, sub titlul de „condiţii generale de vânzare”, uneori urmate de unele menţiuni de felul: „orice comandă implică acceptarea acestor condiţii”, „condiţiile 1 şi 4 pot fi negociate”.

Aceste imprimate sunt numerotate şi atât clientul, cât şi furnizorul, câştigă un timp preţios, evitând extragerea şi citirea unor paragrafe, adesea incomplete, sau înscrierea referinţelor pentru clasificare.

b) scrisoarea de comandă înregistrată şi recomandată. Scrisoarea de comandă este obligatorie din punct de vedere legal, de aceea trebuie să se acorde cea mai mare atenţie clarităţii şi preciziei formulării.

Ca şi celelalte scrisori de afaceri, comenzile trebuie numerotate, deoarece data nu este suficientă pentru a se face o identificare precisă. Este util să li se dea un număr pentru a le diferenţia, chiar dacă sunt adresate unei singure firme. Fiecare parte va păstra o copie a comenzii.

c) comenzi transmise prin telefon (cu confirmare letrică), prin telex sau prin fax.

Aceste moduri de transmitere a comenzii sunt folosite mai rar.

– Mijlocul cel mai rapid de transmitere a comenzii este telefonul. Dar, pentru a evita greşelile, persoana care telefonează trebuie să recitească textul înainte de a transmite comanda, ea fiind ulterior confirmată în scris.

– Telexul este mijlocul principal prin care destinatarul primeşte un text dactilografiat chiar în momentul în care expeditorul îl tastează. Ambii pot deci să păstreze o dovadă legală a comenzii care poartă referinţele corespondentului şi data de expediere. Telexul este binevenit, mai ales când scrisorile sunt expediate în străinătate, fiind un sistem rapid şi sigur.

– Faxul. Textul este redactat de mână sau la maşină sau este fotocopiat. Expedierea textului prin fax este foarte convenabilă: ea poate fi făcută şi în afara programelor de birou. Atât expeditorul, cât şi corespondentul, pot păstra o dovadă a comenzilor.

Conform referinţelor şi condiţiilor stipulate, se deosebesc comenzi:

a) ferme sau propriu-zise;

b) de probă;

c) de modificare;

d) repetate.

a) Comanda fermă este similară cu încheierea unui contract şi ţine locul acestui act. Ea trebuie să repete, în mod obligatoriu, toate condiţiile de ofertă sau pe cele negociate anticipat cu furnizorul şi anume:

– obiectul comenzii, cu descrierea sa detaliată şi exactă;

– cantitatea/numărul produselor;

– calitatea dorită;

– ambalajul şi marcajul dorit;

– preţul unitar sau/şi total;

– condiţiile de livrare conform regulilor;

– locul şi data livrării/recepţiei;

– condiţiile de plată;

– modalitatea de transport şi documentele de transport;

– termenul de livrare;

– alte instrucţii şi precizări.

b) Comanda de probă se scrie cu scopul solicitării unei mărfi pentru a fi testată. Cumpărătorul are dreptul să returneze marfa pe propria cheltuială, dacă aceasta nu-l satisface. Într-o astfel de comandă, solicitantul va lua în considerare, totodată, condiţiile ofertantului, menţionându-le în scrisoare:

– termenul de reţinere a produsului;

– cauzele/condiţiile returnării produsului;

– modul şi condiţiile de plată pentru produs;

– modalitatea de transportare etc.

c) În comenzile de modificare, solicitantul cere modificarea unora din condiţiile de ofertă. În acest caz, este necesară confirmarea de acceptare integrală, care trebuie să fie expediată de furnizor în cel mai scurt timp.

d) În comanda repetată se solicită mărfuri sau servicii identice cu cele din comanda fermă sau din cea precedentă; se specifică numărul acesteia. În ea solicitantul mai poate atenţiona furnizorul, cerându-i să respecte unele condiţii ori clauze prevăzute în contract sau în comanda fermă (dacă e cazul).

Redactarea scrisorii de comandă

7.2.1. Introducerea. Deoarece întocmirea comenzilor nu presupune o mare varietate de abordări, formulele de începere a lor, în majoritatea cazurilor, pot fi asemănătoare după conţinut. Şi totuşi introducerea, în funcţie de obiect, poate să indice ce l-a determinat pe solicitant să scrie comanda: a primit eşantioane, un catalog, vizita unui reprezentant; a văzut un material publicitar în ziar sau la televizor ori a primit o ofertă.

În introducere se mai poate sublinia că este prima oară când solicitantul se adresează acestei întreprinderi. În unele situaţii, preambulul poate lipsi, anunţându-se nemijlocit solicitarea: „Vă rog să aveţi amabilitatea de a-mi trimite…”, ceea ce se face, în special, când redactantul este deja un client permanent.

Exemple de formule introductive:

– Vă mulţumim pentru oferta dvs. din…, pe care o acceptăm în condiţiile menţionate…

– Vă mulţumim pentru livrarea din …, pe care o acceptăm în condiţiile oferite …

– Mulţumim pentru lista dvs. de preţuri din… şi detaliile privind condiţiile dvs. …

– Confirmăm convorbirea telefonică de azi-dimineaţă şi vă trimitem în anexă comanda noastră pentru următoarele…

– Am analizat cu atenţie catalogul/mostrele dvs. şi ne-am decis să cumpărăm următoarele produse:

– Vă mulţumim pentru vizita reprezentantului dvs. care ne-a prezentat dictafoanele şi vă trimitem alăturat o comandă pentru modelul…

– După convorbirile cu reprezentantul dvs., domnul…, ne-am decis pentru achiziţionarea instalaţiei… în sistemul leasing propus.

– Am luat cunoştinţă că aţi primit în sortimentul dvs. un număr de noi articole şi ne-am decis să vă remitem următoarea comandă de probă.

– Referitor la oferta dvs. din… şi la schimbările produse de noi şi acceptate de dvs. în scrisoarea din…, vă remitem următoarea comandă, menţionând numerele articolelor indicate în catalog.

– Vă mulţumim că aţi eliminat din condiţiile dvs. generale de livrare clauza referitoare la cantitatea minimă pentru fiecare livrare şi vă remitem în anexă prima noastră comandă.

– Vă mulţumim pentru livrarea de probă; deoarece articolele corespund cerinţelor clientelei noastre, vă remitem următoarea comandă.

– Ne-am bucura, dacă ne-aţi putea trimite cu titlu de probă…

– Vă remitem o comandă conform formularului de comandă alăturat.