Auditurile Calității

Introducere

Termenul de audit provine din latinescul ,,audio", care înseamnă ,,a asculta". Introdus mai întâi ca instrument de verificare a conturilor şi înregistrărilor, auditul a devenit în prezent şi un instrument de progres în sprijinul managementului pentru implementarea în firme a calităţii totale.

Standardul ISO 9000/2000 defineşte auditul calităţii ca rerprezentând o examinare sistematică şi independentă efectuată de una sau mai multe persoane, pentru a determina dacă activităţile şi rezultatele lor referitoare la calitate corespund dispoziţiilor prestabilite, dacă aceste dispoziţii sunt efectiv implementate şi corespunzătoare pentru realizarea obiectivelor.

Practica auditului calităţii, ca succesor al auditului financiar, s-a extins datorită cerinţelor de asigurare a calităţii impuse furnizorilor de consumatori, precum şi în scopul evaluării acţiunilor corective necesare pentru eliminarea deficienţelor, a posibilităţilor de îmbunătăţire a sistemului de calitate din sistemul tehnico-economic, a proceselor sale, a produselor şi serviciilor pe care le realizează.

Totodată, trecerea unui număr tot mai mare de organizaţii prin procesul de certificare a sistemului calităţii, a făcut ca auditul să capete valenţe noi, impunându-se şi ca principală metodă de verificare a conformităţii sistemului de calitate cu standardul de referinţă.

Obiectivele generale ale auditului calităţii

Auditul calităţii poate fi efectuat in următoarele scopuri principale:

• evaluarea conformităţii proceselor si rezultatelor unor procese (produse, servicii) cu un anumit standard sau cu un alt document normativ;

• evaluarea conformităţii unor elemente ale sistemului calităţii, sau a sistemului in ansamblu, cu cerinfele specificate;

• evaluarea eficacităţii sistemului calităţii intreprinderii privind realizarea obiectivelor stabilite;

• identificarea punctelor critice, surse ale deficientelor, in desfasurarea activităţilor din intreprindere;

• initierea măsurilor corective si de îmbunătăţire necesare, privind procesele si rezultatele acestor procese (produse, servicii);

• urmarirea aplicării măsurilor corective si de îmbunătăţire stabilite.

Nu trebuie confundat auditul cu activităţile de supraveghere a calităţii, sau cu cele de inspectie, care au ca scop tinerea sub control a unui proces, respectiv acceptarea unui anumit produs.

Eficacitatea auditurilor calităţii depinde foarte mult de competenta si experienţa auditorilor. Prin auditor (in domeniul calităţii) se înţelege o persoana care are calificarea necesară pentru a efectua audituri ale calităţii. El trebuie sa fie autorizat pentru efectuarea unui anumit audit.

Prin desfăşurarea auditului se realizează, în mod indirect, o diseminare a cunoştinţelor în domeniul calităţii, se îmbunătăţeşte managementul intreprinderii pe baza informaţiilor reale oferite asupra activităţilor şi proceselor. Evidenţiind punctele slabe şi forte ale sistemului, auditul oferă conducerii informaţii fundamentate pentru optimizarea deciziilor privind alocarea resurselor în proiecte de modernizare, pentru evitarea disfuncţionalităţilor în producţia şi livrarea produselor, pentru prevenirea reclamaţiilor din partea beneficiarilor.

Stabilirea documentelor de lucru ale auditului sistemelor calităţii

Pentru desfasurarea corespunzatoare a auditului sistemelor calităţii se recomanda utilizarea unor documente de lucru.Totusi, nu trebuie cazut in capcana utilizarii unui numar prea mare de asemenea documente, care incetinesc auditul.

Auditorul sef poate avea documente de lucru intr-un format standard, pentru a controla cadrul general al desfasurarii auditului. Forma acestor docu¬mente de lucru nu este importantă . Conteaza mai mult ca ele sa fie eficiente si subordonate procesului de audit.

Pentru facilitarea desfasurarii auditului si pentru consemnarea si raportarea concluziilor pot fi utilizate următoarele tipuri de documente:

• liste de verificare / chestionare de audit, utilizate pentru evaluarea sistemului calitatii / zonei auditate;

• formulare pentru raportarea observatiilor auditului;

• formulare pentru documentarea dovezilor de sustinere a concluziilor la care au ajuns auditorii.

Documentele de lucru trebuie astfel concepute încât sa nu limiteze activităţile sau investigatiile suplimentare, care pot deveni necesare pe parcursul desfasurarii auditului.

Clasificarea auditurilor calităţii

Certificarea sistemelor de calitate din organizaţii a determinat sistematizarea auditului pe două forme de aplicare: auditul intern, cerut de standard, şi auditul de terţă parte, ca instrument de evaluare a conformităţii organizaţiei cu cerinţele standardului. În ambele cazuri înţelegerea corectă a sensului auditului şi tehnicilor care îi asigură eficienţa în aplicare este esenţială. Acestea au fost sistematizate în standardul ISO 10.011.

Standardul ISO 9000/2000 prevede că auditul se foloseşte pentru evaluarea eficienţei şi conformităţii unui sistem de management al calităţii, iar rezultatele auditului pot fi utilizate pentru identificarea oportunităţilor de ameliorare.

Corespunzător acestui standard, auditările sunt:

- interne, iniţiate de organizaţii, prin care se urmăreşte cunoaşterea modului în care se respectă politica calităţii în fiecare compartiment implicat în realizarea produsului sau serviciului, precum şi evaluarea acţiunilor corective necesare în interiorul sistemului tehnico-economic cu privire la produs, proces şi sistemul de calitate, şi sunt denumite audituri prima parte". Aceste audituri pot constitui elemente de fundamentare la autodeclaraţia de conformitate a organismului.

În standardul ISO 9001/2001, referitor la audit, se menţionează că organizaţiile au obligaţia să efectueze audituri interne, conform planificării acestora, pentru a determina dacă sistemul de management al calităţii este conform cu cerinţele acestui standard şi dacă este implementat şi menţinut eficient. De asemenea, standardul prevede că selectarea auditorilor şi modul de efectuare a auditului, trebuie să asigure obiectivitatea şi imparţialitatea procesului de audit. Responsabilitatea şi cerinţele pentru planificarea şi efectuarea auditurilor, pentru raportarea rezultatelor şi menţinerea înregistrărilor vor fi definite într-o procedură documentată.