Auditul aplicațiilor ERP

Introducere

Pentru mediile organizaţionale româneşti, care au intrat în jocul integrării,

implementarea suitelor de aplicaţii de întreprindere (Enterprise Resource Planning - ERP) înseamnă performanţă, eficienţă şi controlul afacerii. Celelalte ezită încă, considerând integrarea un pas dificil, o decizie destul de greu de luat şi nu în ultimul rând, o investiţie greu de amortizat. Costul unei astfel invesţii poate să depăşească în unele cazuri suma de 1 milion de Euro.

În cazul implementării unui sistem integrat, procesul decizional este declanşat de problemele care apar în colaborarea şi interacţiunea dintre departamentele organizaţiei, mai precis din izolarea acestora.

În principal, ERP presupune o politică care reflectă ce înseamnă să gândeşti şi să acţionezi în sensul proceselor economice, fiind, de aceea, considerată o soluţie strategică de management. Noul model de afacere, cu operaţiuni orientate pe procese, sporeşte productivitatea şi satisface cerinţele de performanţă economică. Etapele operaţionale economice trebuie să fie integrate, să pună în mişcare fluxuri de activităţi, să controleze fluxurile de informaţii şi să ţeasă conexiuni între organizaţie, furnizori şi clienţi. Toate acestea presupun transformări organizaţionale, optimizări tehnologice şi, până la urmă, o nouă identitate pentru întreprinderi (redefinirea lor completă).

Cunoaştem complexitatea realizării unui sistem informaţional integrat într-o

organizaţie. Cifrele sunt relevante, de exemplu: 800-1000 procese economice, 8000-10000 de tabele de configurare într-un ERP obişnuit. Practic, implementarea se sprijină pe tehnici de reproiectare organizaţională (Business Process

Reenginering), Procesul presupune analiza unor factori importanţi precum relaţia dintre restructurare şi adoptarea noilor aplicaţii care, cel mai adesea, schimbă

radical modul de desfăşurare a activităţii în cadrul organizaţiilor. Dintre cele mai importante beneficii enunţăm:

• reducerea costurilor prin eficientizarea consumului de resurse (energie, apă,

materii prime, forţă de muncă, timp) şi prin evitarea penalităţilor (întârzieri la

plăţi, nerespectarea termenelor contractuale);

• informaţii de calitate şi evitarea redundanţei datelor şi operaţiunilor (bază de date

unică);

• prevenirea şi controlul riscurilor;

• anticiparea cerinţelor legale şi facilitarea conformării cu acestea;

• îmbunătăţirea mediului de lucru, motivarea, implicarea angajaţilor şi munca în

echipă;

• îmbunătăţirea imaginii şi credibilităţii pe piaţă (certificarea produselor);

• îmbunătăţirea comunicării interne şi externe (dimensiunea colaborativă a relaţiilor

cu clienţii, partenerii, furnizorii, autorităţile), scăderea timpului de răspuns datorită

rapoartelor şi informaţiilor ad-hoc oferite de către sistem;

• deschiderea tehnologică (arhitectura sistemelor permite integrarea noilor tipuri de

aplicaţii e-business).

Toate aceste beneficii nu pot fi neglijate în sensul necesităţii optimizării proceselor

economice şi integrării informaţionale.

Ce înseamnă integrare printr-un sistem ERP

Prin integrare, aplicaţiile şi datele trebuie combinate într-o abordare care să asigure mai mult decât accesul la informaţii şi procese economice. ERP promite soluţii efective, eficiente şi oferă companiei oportunitatea de a implementa o interfaţă comună, care să permită integrarea informaţională a tuturor departamentelor şi gestiunea fluxurilor de date, stabilind un mediu în care să poată fi adoptate viitoarele iniţiative tehnologice, în condiţiile remodelării proceselor economice sau a definirii unora noi.

Dincolo de promisiuni presupune, în primul rând, elaborarea de planuri şi stabilirea de metode şi instrumente adecvate pentru trecerea de la aplicaţii disparate la o platformă unică. Integrarea informaţională trebuie privită ca un proces continuu şi o investiţie strategică pe termen lung, deoarece beneficiile sale nu se arată imediat, ci în timp.

Poate fi considerat ca o „asigurare de viaţă” pentru sistemul informaţional al întreprinderii.

Abordarea integrării trebuie să fie realistă şi să ţină cont de două mari alternative:

• integrarea internă - vizează procesele economice intra-organizaţionale, acoperite

prin suite ERP;

• integrarea externă - combină servicii de la mai mulţi furnizori pentru a susţine

gestiunea tranzacţiilor extinse, schimbul de informaţii, coordonarea şi colaborarea

de-a lungul lanţului valoric extins (extinderea aplicaţiilor tradiţionale ERP cu mai

„noile” aplicaţii Customer Relationship Management, Supply Chain Management).

Despre necesitatea auditării unui sistem integrat

Aplicaţiile ERP formează coloana vertebrală a unei organizaţii şi sunt „responsabile” de datele, informaţiile şi cunoştinţele interne organizaţionale,

Nucleul acestui pachet de aplicaţii are misiunea de a gestiona datele interne. Acestea sunt organizate în cadrul depozitelor de date, de unde sunt extrase şi analizate prin intermediul sistemelor suport pentru decizii (Decision Support System), utilizând instrumente de tip OLAP (On-Line Analytical Processing) sau OLTP (On-Line Transaction Processing). În ansamblu, depozitele de date furnizează arhitecturi şi instrumente utile conducerii la vârf prin organizarea sistematică, întelegerea şi utilizarea datelor în adoptarea deciziilor strategice; în particular, sprijină procesarea informaţiilor furnizând o platformă solidă de consolidare a datelor istorice pentru analiză.