Birotică

ECHIPAMENTE DE BIROTICA

Birotica vizeaza automatizarea activitatilor administrative si de birou, cu toate acestea, obiectul ei depaseste cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicatii, cu noile mijloace de stocare si de transmitere a informatiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optica si electronica si în special cu noile realizari în materie de echipamente si de programe informatice, birotica ofera noilor tehnici de procesare a informatiei valente profesionale si economice cu multiple efecte sociale. Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice si a devenit posibila odata cu raspândirea pe scara larga a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus si prin accesibilitatea utilizarii lor, au patruns în orice birou sporind considerabil productivitatea si calitatea muncii administrative.

Birotica studiaza ansamblul activitatilor de producere, de distributie si de exploatare a informatiei din perspectiva muncii de birou, fara însa a se substitui disciplinelor înrudite: informatica, telecomunicatiile, telematica.

Obiectivele biroticii

Obiectivul general al biroticii este cresterea calitatii, productivitatii si flexibilitatii muncii de birou prin automatizarea activitatilor. Cele mai importante activitati de birou se refera la introducerea, la prelucrarea, la memorarea si la extragerea informatiilor. În societatea contemporana cantitatea de informatie ce trebuie prelucrata este tot mai mare. Productivitatea muncii în acest sector a cunoscut o crestere mult mai lenta în comparatie cu celelalte sectoare. De aceea speranta cresterii productivitatii muncii este legata de dezvoltarea biroticii.Informatizarea muncii de birou, în afara de cresterea calitatii si productivitatii muncii administrative, determina si alte efecte economice si sociale cum ar fi:

- Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabila a acestuia.

- Eliminarea efortului fizic si intelectual solicitat de prelucrarea manuala a informatiei.

- Eliminarea efortului solicitat de lectura si de controlul exactitatii documentelor primite sau expediate.

- Reducerea timpului de receptie, de prelucrare si de transmitere a informatiei în activitatea administrativa.

- Cresterea exactitatii proceselor informationale, a capacitatii de memorare si a vitezei de regasire a informatiei.

- Scaderea considerabila a costului informatiei si a deciziei pe care aceasta din urma se fundamenteaza

Sistemul birotic

Întreaga gama de instrumente hard si soft utilizate în activitatile de birou sunt integrate rational în cadrul sistemelor informatice de birou (sisteme birotice) care dispun de un nucleu informatic, de interfete specifice cu toate tipurile de periferice, precum si de echipamente de stocare si de transmitere a informatiei sub diferite forme (analogica sau digitala) sau genuri (date, texte, documente, sunet si imagini). Sistemul birotic este parte integranta a sistemului informational al unitatii si în aceasta postura sarcinile sale se înscriu în cadrul obiectivelor si sarcinilor generale ale întregului sistem informational.

Functiile si structura sistemului birotic

I. Functiile generale ale sistemului birotic

Un sistem birotic îndeplineste urmatoarele functii generale:

1. Functia de introducere a informatiei în sistem.

2. Functia de memorare si de regasire a informatiei.

3. Functia de prelucrare.

4. Functia de iesire.

5. Functia de comanda si de control.

II. Structura sistemului birotic

Sistemul birotic este un concept informatic ce cuprinde un ansamblu interconectat de echipamente si de programe, de mijloace hard si soft, având ca obiectiv procesarea informatiei în activitatea de birou si care îsi exercita functiile sale în interdependenta atât cu sistemele informatice operationale, cât si cu sistemele de telecomunicatii, între care creeaza un ansamblu de legaturi functionale.