Previziunea în Managementul Proiectelor

Previziunea în Managementul Proiectelor

Alege un vis

Utilizeaza visul pentru a-ți stabili un scop

Elaborează un plan

Gândește-te la resurse

Sporește-ți competențele și abilitățile

Folosește timpul cu înțelepciune

Pornește! Organizează și mergi.

Una dintre cele mai sigure căi de a împlini cerințele beneficiarului și ale principalelor grupuri de interes este cea de utilizare a unui sistem integrat de planificare de control al proiectelor, sistem care necesită informații selective

Managerii de proiect care conduc numai un singur proiect restrâns pot planifica sau programa sarcinile proiectului mare și complex, se ajunge repede la o limită de la care managerul proiectelor nu mai poate ține în mână detaliile.

Este descrisă o metodă structurată și ordonată pentru colectarea selectivă a informațiilor utilizabile pe parcursul tuturor fazelor ciclului de viață a proiectului pentru a satisface cerințele tuturor grupurilor de interes ( cum ar fi beneficiarul, managerul de proiect ș.a.) și să compare performanța cu planul strategic al organizației. Metoda propusă constă într-o schemă selectivă, numită structura de divizare pe activități. Stadiile inițiale ale schemei ajută la asigurarea faptului că toate sarcinile sunt identificate, iar participanții la proiect ajung la a înțelege ce trebuie făcut. De îndată ce schema și detaliile ei sunt definite, se poate dezvolta un sistem informațional integrat pentru programarea calendaristică a activităților și pentru alocarea bugetelor. Această bază informațională este utilizată mai târziu pentru control.

Cele cinci etape de ansamblu vor fi descrise în cele ce urmează asigurând o abordare structurată pentru colectarea informațiilor referitoare la proiect, informații necesare pentru planificare, programare calendaristică și control ale proiectului.

Aceste etape și elaborarea rețelelor de proiecte vor fi descrise în alt capitol. Ele au simultan și sunt necesare în mod uzual, câteva iterații pentru a culege și sistematiza, elabora bugete care pot fi utilizate pentru controlul proiectului.Nu trebuie uitat din vedere adevărul potrivit căruia “se poate controla numai ceea ce am planificat” și deci definirea scopului proiectului este prima etapă.

Etapa I: Definirea scopului proiectului

Definirea scopului proiectului presupune primul stadiu al elaborării proiectului. Scopul proiectului presupune o definire a rezultatului final sau misiunii proiectului considerat un produs sau un serviciu pentru un anume client/ beneficiar. Prima sarcină constă în a defini cât mai clar posibil ce se va oferi vânzatorului final și o corelare cu planurile altor proiecte. Pe cât de fundamentală și esențială apare definirea scopului, pe atât de frecventă este neglijarea acesteia de managerii de proiecte, chiar în cazul marilor organizații bine conduse.

Cercetările au scos deja în evidență că o slabă definire a scopului sau misiunii cel mai adesea menționată ca o piedică în calea succesului proiectului. S-a constatat, de exemplu, că o slabă definire a scopului pentru o largă gamă de proiecte are cel mai mare impact negativ asupra costului și termenelor. Pe de altă parte, o anulare clară a misiunii este o premisă succesului sub aspectul stadiilor de recepție, planificare și execuție la peste 50% din proiecte. S-a constatat, de asemenea că proiectele care au marcat succese deosebite au prezentat în același timp și o definire clară a scopului și a activităților. O anchetă a scos în evidență că roul unei formulări și o definire a scopului a fost problema majoră menționată de peste ani din managerii de proiect care au răspuns la întrebări. Într-un studiu amplu, a luat în considerare peste 1.400 manageri de proiecte din SUA și Canada, s-a contstat că aproximativ 50% din problemele de planificare sunt legate de definirea scopului și obiectivelor [50],[37],[43],[38],[15]. Studiile menționate sugerează o puternică corelație între succesul proiectului și definirea clară a scopului. Scopul se concretizează direct asupra orientărilor proiectului pe tot parcursul ciclului de viață aș acestuia pentru beneficiar și pentru participanții la proiect.

Scopul proiectului trebuie să fie formulat sub conducerea managerului de proiect cât și a beneficiarului. Mangerul proiectului este responsabil de a preciza apartenența înțelegerii cu proprietarul/ beneficiarul asupra obiectivelor proiectului, prevăzute în fiecare stadiu al proiectului, specificațiile proiectului tehnice ș.a. De exemplu, o primă predare se poate referi la spcificațiile proiectului; în al doilea rând se predau trei prototipuri de produs; în al treilea stadiu, o cantitate suficientă de produse pentru livrarea pe piață și în final, promovarea pe piață și instruirea personalului. Definirea scopului proiectului este undocument care va fi dat publicității și utilizat de titularul proiectului (proprietar/ beneficiar) pentru planificarea și certificarea succesului proiectului. Scopul descrie ce se așteaptă de la proiect să ofere beneficiarului, când proiectul va fi realizat. Scopul proiectului trebuie să definească rezultatele care vor fi atinse în termeni specifici, tangibili și cuantificabili.