Balanța de Verificare

Balanţa de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea exactităţii înregistrărilor contabile şi controlul concordanţei dintre contabilitatea sintetică şi cea analitică, precum şi principalul instrument pe baza căruia se întocmesc situaţiile financiare.

Balanţa de verificare a conturilor sintetice, precum şi balanţele de verificare ale conturilor analitice se întocmesc cel puţin anual, la încheierea exerciţiului financiar sau la termenele de întocmire a situaţiilor financiare periodice, la alte perioade prevăzute de actele normative în vigoare, şi ori de câte ori se consideră necesar.

Balanţa de verificare trebuie sa cuprindă :

1. Simbolul şi denumirea conturilor, în ordine, din planul de conturi în vigoare;

2. Totalul sumelor înregistrate în debitul său;

3. Totalul sumelor înregistrate în creditul său;

4. Soldul contului

Funcţii

Funcţiile balanţei de verificare sunt :

1. Funcţia de verificare a exactităţii înregistrărilor efectuate în conturi;

2. Funcţia de verificare a concordanţei dintre conturile sintetice şi conturile analitice;

3. Funcţia de instrument de legătură între conturile sintetice şi bilanţ;

4. Funcţia de grupare şi centralizare a datelor înregistrate în conturi;

5. Funcţia de instrument de analiză şi sinteză a activităţilor economice.

Operatiile economice care se realizeaza zi de zi intr-o unitate economica se inregistreza in conturi. In orice moment al activitatii economice, fiecare cont in parte pune in evidenta situatia elementelor patrimoniale: existentele la inceputul perioadei, cresterile, micsorarile, totalul miscarilor cumulate de la inceputul anului, dar si existentele finale.

Necesitatile de conducere, control si analiza a activitatii unitatilor patrimoniale impun generalizarea si prezentarea, intr-un tablou de ansamblu, a intregii activitati desfasurate. Metoda contabilitatii impune ca periodic, si in mod obligatoriu cu ocazia elaborarii bilantului, sa se faca verificarea exactitatii inregistrarilor facute in contabilitate, cit si a calculelor efectuate cu ocazia determinarii rulajelor, sumelor totale si a soldurilor conturilor.

Balanta de verificare sau balanta conturilor este un procedeu specific al metodei contabilitatii care asigura verificarea exactitatii inregistrarii operatiilor economice in conturi, legatura dintre conturile sintetice si bilant, legatura dintre conturile sintetice si conturile analitice, precum si centralizarea datelor contabilitatii curente. Balanta de verificare se prezinta sub forma unei situatii tabelare, in care se inscriu datele valorice preluate din conturi.

In cadrul balantei de verificare se obtin anumite egalitati structurale si globale proprii dublei inregistrari si corespondentei conturilor.

Aceste egalitati exprima un echilibru permanent intre aceste date, de unde provine si denumirea de ”balanta”. Balanta de verificare contine toate conturile folosite de o unitate patrimoniala, fiecare cont fiind inscris cu soldul initial, rulajele perioadei curente, totalul sumelor si soldul final de la sfirsitul lunii pentru care se incheie balanta respectiva. Legea contabilitatii prevede ca ”pentru verificarea inregistrarii corecte in contabilitate a operatiunilor se intocmeste, lunar, balanta de verificare”.

Din cele prezentate mai sus, reiese si definitia balantei de verificare, si anume:

a) Functia de verificare a exactitatii inregistrarii operatiilor economice in conturi.

Aceasta functie consta in controlul si identificarea erorilor de inregistrare in conturi, prin intermediul diferitelor egalitati valorice care trebuie sa existe in cadrul balantei de verificare, precum si prin intermediul unor corelatii valorice stabilite cu ajutorul ei. Inregistrarea gresita a unor operatii economice ca urmare a nerespectarii principiului dublei inregistrari, trecerea eronata a sumelor din Registrul Jurnal in Registrul Cartea Mare si de aici in balanta, efectuarea unor calcule gresite in formulele contabile complexe, stabilirea eronata a rulajelor si a soldurilor conturilor, determina inegalitati intre totalurile balantei, care se semnalizeaza cu ajutorul ei, fapt ce ii confera caracterul unui instrument de verificare, de control. Lipsa unei egalitati valorice sau a unor corelatii constituie dovada existentei unor erori, care trebuie sa fie identificate si corectate. Desi in conditiiile utilizarii calculatoarelor electronice in munca de contabilitate creste exactitatea calculelor, functia de control a balantei de verificare se mentine, iar corelatiile pe care se bazeaza, servesc la prevederea unor chei de control in programele de lucru ale echipamentelor moderne de prelucrare a datelor.