Inventarierea patrimoniului

1. Noțiuni introductive

Potrivit Legii 82/1991, republicată în iulie 2008, ministerele, organe ale administrației publice centrale și locale, alte autorități publice, instituții publice autonome și instituțiile publice subordonate, au obligația să întocmcesc situații financiare trimestriale și anuale, care, conform normelor naționala se compun din bilanț, contul de rezultat patrimonial, situația fluxurilor de trezorerie, situația modificărilor în structura activelor/capitalurilor, anexe la situațiile financiare și contul de execuție bugetară.

Situațiile financiare reprezintă documentele oficiale de prezentare a situației patrimoniului aflat în administrarea statului și a unităților administrativ-teritoriale, precum și a execuției bugetului de venituri și cheltuieli. Situațiile financiare trebuie să ofere o imagine fidelă a poziției financiare și a performanței financiare pentru respectivul exercițiu financiar.

Pe baza situațiilor financiare primite de la instituțiile publice, Ministerul Finanțelor Publice întocmește anual bilanțul instituțiilor publice, care se prezintă Guvernului o dată cu contul general de execuție a bugetului de stat.

Pentru întocmirea situațiilor financiare ale instituțiilor publice, trebuie parcurse mai multe etape:

- inventarierea generală a patrimoniului;

- întocmirea balanței de verificare sintetice;

- întocmirea situațiilor financiare.

2. Inventarierea generală a patrimoniului

Inventarierea patrimoniului instituțiilor publice se efectuează pe baza Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, aprobate prin Ordinul 2861/2009.

Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii reprezintă ansamblul operațiunilor prin care se constată existența tuturor elementelor respective, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, la data la care aceasta se efectuează. Inventarierea are ca scop principal stabilirea situației reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii ale fiecărei entități, precum și a bunurilor și valorilor deținute cu orice titlu, aparținând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situațiilor financiare anuale care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziției financiare și a performanței entității pentru respectivul exercițiu financiar.

Entitățile au obligația să efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii deținute, la începutul activității, cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar pe parcursul funcționării lor, în cazul fuziunii sau încetării activității, precum și în următoarele situații:

a. la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege;

b. ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;

c. ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;

d. cu prilejul reorganizării gestiunilor;

e. ca urmare a calamităților naturale sau a unor cazuri de forță majoră;

În situațiile enumerate mai sus, sunt inventariate toate elementele de natura activelor dintr-o gestiune, aceasta poate ține loc de inventariere anuală, cu aprobarea administratorului, a ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligația gestionării entității. Ministerul Finanțelor Publice poate aproba excepții de la regula inventarierii anuale pentru unele bunuri cu caracter special aflate în administrarea instituțiilor publice, la propunerea ordonatorilor principali de credite. Toate elementele de natura activelor trebuie să fie date în răspundere gestionară sau în folosință, după caz, salariaților ori administratorilor entității.

Inventarierea anuală a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii se face, de regulă, cu ocazia încheierii exercițiului financiar, avându-se în vedere și specificul activității fiecărei entități. Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității.

Bunurile aflate în administrarea instituțiilor publice se inventariază anual, cu excepția clădirilor, construcțiilor speciale și a celorlalte bunuri aflate în gestiunea misiunilor diplomatice și a oficiilor consulare, care se inventariază o dată la 3 ani.

Inventarierea generală a patrimoniului presupune parcurgerea mai multor etape:

1. Declanșarea operației de inventariere;

2. Pregătirea inventarierii;

3. Efectuarea inventarierii propriu-zise;

4. Efectuarea regularizării plusurilor și minusurilor de inventariere.